Faktura końcowa - wystawienie i rozliczenie w firmie

Faktura końcowa stanowi kluczowy dokument w procesie rozliczania transakcji handlowych, szczególnie w sytuacjach gdy przedsiębiorca otrzymał wcześniej zaliczkę od klienta. Jest to dokument zamykający całą transakcję i pozwalający na pełne rozliczenie zarówno pod względem podatku VAT, jak i podatku dochodowego. Prawidłowe wystawienie faktury końcowej wymaga znajomości specyficznych zasad i wymagań formalnych, które różnią się od standardowych faktur sprzedażowych.

Proces wystawiania faktury końcowej jest ściśle powiązany z wcześniejszym wystawieniem faktury zaliczkowej, która dokumentuje otrzymanie całości lub części zapłaty przed realizacją dostawy towarów lub wykonaniem usług. Oba dokumenty muszą być ze sobą skorelowane i zawierać odpowiednie odniesienia, aby zapewnić przejrzystość rozliczenia transakcji.

Znaczenie faktury końcowej w systemie podatkowym jest szczególnie istotne dla przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą, którzy regularnie przyjmują zaliczki od swoich kontrahentów. Niewłaściwe rozliczenie może prowadzić do błędów w ewidencji podatkowej i problemów podczas kontroli skarbowej.

Kiedy wystawia się faktury zaliczkowe i końcowe

Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej wynika bezpośrednio z przepisów ustawy o VAT i dotyczy czynnych podatników VAT, którzy otrzymali całość lub część zapłaty przed dokonaniem sprzedaży. Zgodnie z artykułem 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową dokumentującą otrzymanie zapłaty przed realizacją transakcji.

Istnieją jednak istotne wyjątki od tego obowiązku, które dotyczą specyficznych rodzajów transakcji. Faktury zaliczkowej nie wystawia się w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz dla czynności, gdzie obowiązek podatkowy powstaje w dniu wystawienia faktury zgodnie z artykułem 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT.

Lista usług zwolnionych z obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej jest obszerna i obejmuje również:

• Usługi wymienione w pozycjach 24, 37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT
• Usługi najmu, dzierżawy, leasingu lub usługi o podobnym charakterze
• Usługi ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia
• Usługi stałej obsługi prawnej i biurowej
• Usługi dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego

Wyjątek stanowią usługi, do których stosuje się artykuł 28b, stanowiące import usług, które podlegają standardowym zasadom wystawiania faktur zaliczkowych.

Faktura końcowa wystawiana jest na zasadach ogólnych obowiązujących dla standardowych faktur VAT. Oznacza to, że przedsiębiorca ma obowiązek wystawić ją w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż lub realizacja zamówienia.

Terminy wystawiania faktur są kluczowe dla prawidłowego rozliczenia podatkowego. Naruszenie terminów może skutkować sankcjami karnymi skarbowymi oraz problemami z rozliczeniem podatku VAT w odpowiednim okresie rozliczeniowym.

Wymagania formalne faktury końcowej

Faktura końcowa musi spełniać wszystkie wymagania formalne przewidziane dla standardowych faktur VAT, ale dodatkowo zawiera specyficzne elementy związane z rozliczeniem wcześniej otrzymanych zaliczek. Podstawowe elementy obowiązkowe obejmują standardowe dane identyfikacyjne oraz informacje o transakcji.

Do stałych elementów faktury końcowej należą przede wszystkim dane identyfikacyjne stron transakcji oraz informacje o samej fakturze:

1. Data wystawienia faktury końcowej
2. Kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który jednoznacznie identyfikuje fakturę
3. Imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
4. Numer identyfikacyjny podatnika dla potrzeb podatku VAT
5. Numer identyfikacyjny nabywcy dla potrzeb podatku VAT

Kolejną grupę obowiązkowych elementów stanowią informacje dotyczące dat i płatności:

• Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi
• Data otrzymania zapłaty, jeśli różni się od daty wystawienia faktury
• Otrzymana kwota zapłaty zaliczkowej
• Kwota podatku wyliczona według określonego wzoru

Wzór na obliczenie kwoty podatku VAT w fakturze zaliczkowej ma następującą postać:

KP = (ZB x SP) / (100 + SP)

gdzie:

• KP oznacza kwotę podatku
• ZB oznacza kwotę otrzymanej całości lub części zapłaty
• SP oznacza stawkę podatku

Ostatnią grupę obowiązkowych elementów stanowią szczegółowe dane dotyczące zamówienia lub umowy:

• Nazwa lub rodzaj towaru lub usługi
• Ilość lub liczba zamówionych towarów
• Wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku
• Stawki podatku VAT
• Kwoty podatku VAT
• Wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku

Rozliczenie częściowych zaliczek w fakturze końcowej

W praktyce gospodarczej często zdarza się, że przedsiębiorca otrzymuje tylko część zapłaty przed realizacją zamówienia. W takiej sytuacji faktura końcowa musi uwzględniać wcześniej otrzymane zaliczki i rozliczyć pozostałą część należności zgodnie ze szczególnymi zasadami przewidzianymi w ustawie o VAT.

Zgodnie z artykułem 106f ust. 3 ustawy o VAT, gdy faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, w fakturze końcowej należy zastosować specjalną procedurę rozliczenia. Suma wartości towarów lub usług pomniejszana jest o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwota podatku pomniejszana jest o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty.

Faktura końcowa w przypadku częściowych zaliczek musi również zawierać numery wszystkich faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Jest to wymóg formalny, który zapewnia pełną identyfikowalność powiązanych dokumentów i umożliwia kontrolę prawidłowości rozliczenia.

Szczególna sytuacja powstaje w przypadku wystawienia więcej niż jednej faktury zaliczkowej dokumentującej otrzymanie części zapłaty. Gdy faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z nich powinna zawierać numery wszystkich poprzednich faktur zaliczkowych.

Specyfika faktur w systemie KSeF

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wprowadziło dodatkowe wymagania dotyczące numeracji i powiązań między fakturami zaliczkowymi a końcowymi. W przypadku wystawienia faktury zaliczkowej w systemie KSeF, wszystkie kolejne faktury związane z daną transakcją powinny zawierać numer w KSeF wystawionej faktury zaliczkowej.

System KSeF automatycznie nadaje każdej fakturze unikalny numer identyfikacyjny, który musi być uwzględniony w powiązanych dokumentach. To rozwiązanie zapewnia pełną identyfikowalność i powiązanie dokumentów w systemie elektronicznym, co ułatwia kontrolę i weryfikację transakcji.

Istotną kwestią w systemie KSeF jest sytuacja, gdy faktury zaliczkowe obejmują 100% wartości zamówienia. W takim przypadku faktury końcowej się nie wystawia, ponieważ opiewałaby ona na zerową kwotę. System automatycznie rozpoznaje takie sytuacje i nie wymaga dodatkowego dokumentu końcowego.

Należy jednak pamiętać, że wystawienie faktury końcowej na zerową kwotę nie jest błędne i może być stosowane dla celów porządkowych. Takie podejście potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 maja 2019 roku o sygn. 0111-KDIB3-1.4012.186.2019.2.KO.

Przedsiębiorca prowadzący firmę cateringową otrzymał od klienta korporacyjnego zaliczkę w wysokości 100% wartości zamówienia na organizację konferencji. Wystawił fakturę zaliczkową na pełną kwotę 12 300 zł brutto. Po zrealizowaniu usługi catering postanowił dodatkowo wystawić fakturę końcową na zerową kwotę dla uporządkowania dokumentacji i potwierdzenia wykonania usługi.

Rozliczenie podatkowe faktury końcowej

Rozliczenie faktury końcowej w systemie podatkowym różni się znacząco w zależności od rodzaju podatku. Dla podatku VAT i podatku dochodowego obowiązują odmienne zasady, które przedsiębiorca musi uwzględnić w swojej ewidencji podatkowej.

W przypadku podatku VAT obowiązek podatkowy powstaje już z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, zgodnie z artykułem 19a ust. 8 ustawy o VAT. Oznacza to, że wpłata zaliczki powoduje natychmiastowe powstanie obowiązku rozliczenia podatku VAT w tej części. Transakcja musi zostać wykazana w rejestrze VAT sprzedaży w dacie otrzymania zaliczki u sprzedawcy, a w dacie otrzymania faktury zaliczkowej w rejestrze VAT zakupu u nabywcy.

Zupełnie inne zasady obowiązują dla podatku dochodowego. Otrzymanie zaliczki nie powoduje powstania obowiązku podatkowego na gruncie PIT, ponieważ zgodnie z artykułem 14 ust. 3 pkt 1 ustawy o PIT do przychodów nie zalicza się pobranych wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych.

Ta różnica w traktowaniu zaliczek przez podatek VAT i podatek dochodowy ma fundamentalne znaczenie dla ewidencji księgowej przedsiębiorcy. Podczas gdy VAT musi być rozliczony natychmiast, przychód dla celów podatku dochodowego powstaje dopiero w momencie realizacji zamówienia.

Ewidencja faktury końcowej w księgach rachunkowych

Faktura końcowa jako dokument rozliczający transakcję pod względem podatku dochodowego wymaga właściwego ujęcia w Księdze Przychodów i Rozchodów lub innych formach ewidencji podatkowej. Sposób ewidencji zależy od tego, czy faktura końcowa rzeczywiście rozlicza pozostałą część należności, czy została wystawiona wyłącznie dla celów porządkowych.

W standardowej sytuacji, gdy faktura końcowa rozlicza część należności nieobjetą wcześniejszymi fakturami zaliczkowymi, należy ją ujmować w KPiR w pełnej wysokości kwoty netto zamówienia. Jest to podstawowa zasada ewidencji, która zapewnia prawidłowe wykazanie przychodu w momencie jego rzeczywistego powstania.

Odmiennie wygląda sytuacja, gdy faktura końcowa została wystawiona jedynie dla celów porządkowych po wcześniejszym rozliczeniu całej wartości transakcji fakturami zaliczkowymi. W takim przypadku faktury końcowej nie ujmuje się już w KPiR, ponieważ przychód został już wykazany na podstawie ostatniej faktury zaliczkowej.

Podstawą ujęcia pełnej kwoty netto w KPiR w dacie realizacji zamówienia jest wówczas ostatnia faktura zaliczkowa. Takie rozwiązanie zapobiega podwójnemu wykazaniu tego samego przychodu i zapewnia zgodność ewidencji z rzeczywistym przebiegiem transakcji.

Rozliczenie VAT przy fakturach końcowych

System rozliczania podatku VAT przy fakturach końcowych wymaga szczególnej uwagi, ponieważ część podatku została już rozliczona na etapie faktur zaliczkowych. Faktura końcowa rozlicza jedynie pozostałą część podatku VAT, która nie została objęta wcześniejszymi dokumentami.

Sprzedawca ma obowiązek wykazania podatku należnego VAT w części nierozliczonej fakturami zaliczkowymi. Oznacza to, że w rejestrze VAT sprzedaży ujmuje się tylko różnicę między pełną wartością transakcji a kwotami już rozliczonymi na podstawie faktur zaliczkowych.

Podobne zasady obowiązują nabywcę, który uzyskuje prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT w części nierozliczonej wcześniejszymi fakturami. Jeśli nabywca jest czynnym podatnikiem VAT i zakup służy działalności opodatkowanej, może odliczyć pozostałą część podatku na podstawie faktury końcowej.

Szczególną uwagę należy zwrócić na sytuację przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT. Ponieważ faktura zaliczkowa powoduje skutki wyłącznie na gruncie podatku VAT, podatnicy zwolnieni z VAT nie wystawiają faktur zaliczkowych. Zamiast tego wystawiają zwykłą fakturę bez VAT dopiero w momencie realizacji zamówienia.

Praktyczne przykłady rozliczenia

Aby lepiej zrozumieć mechanizm rozliczania faktur końcowych, warto przeanalizować konkretne przykłady obrazujące różne scenariusze, które mogą wystąpić w praktyce gospodarczej.

Pierwszy przykład dotyczy sytuacji częściowej zaliczki. Firma XYZ 30 czerwca złożyła zamówienie w firmie ABC na kwotę 2460 zł brutto, w tym 2000 zł netto i 246 zł VAT. Tego samego dnia wpłaciła zaliczkę w kwocie 1230 zł. Dostawa zamówionych towarów miała miejsce 20 lipca.

W tej sytuacji firma ABC powinna wystawić fakturę zaliczkową na kwotę 1230 zł najpóźniej 15 lipca, ponieważ obowiązek podatkowy powstał w dniu wpłacenia zaliczki. Faktura zaliczkowa zostanie ujęta w rejestrze VAT sprzedaży w dniu wpłaty zaliczki, czyli 30 czerwca.

Faktura końcowa w tym przykładzie powinna zostać wystawiona najpóźniej 15 sierpnia, ponieważ obowiązek podatkowy na gruncie PIT i VAT powstał w dniu sprzedaży, czyli 20 lipca. Faktura końcowa zostanie ujęta w rejestrze VAT sprzedaży w kwocie, której nie objęła wcześniejsza faktura zaliczkowa, czyli 1000 zł netto i 123 zł VAT.

W kolumnie 7 KPiR dotyczącej sprzedaży towarów i usług faktura końcowa zostanie ujęta w kwocie netto całego zamówienia, to jest w wysokości 2000 zł. Jest to kluczowa zasada - przychód wykazuje się w pełnej wysokości, niezależnie od wcześniej otrzymanych zaliczek.

Drugi przykład ilustruje sytuację pełnej zaliczki. Pan Aleksander 1 lipca otrzymał od klienta zaliczkę pokrywającą 100% wartości zamówionej usługi. Wystawił fakturę zaliczkową i wykazał transakcję w rejestrze VAT sprzedaży tego samego dnia. Usługa została wykonana 2 sierpnia.

W tej sytuacji pan Aleksander nie musi wystawiać faktury końcowej, ponieważ opiewałaby ona na zerową kwotę. Podstawą wykazania przychodu jest faktura zaliczkowa, ale wpis w ewidencji podatkowej następuje dopiero w dniu wykonania usługi.

Procedura wystawiania faktury końcowej w systemach księgowych

Nowoczesne systemy księgowe oferują zautomatyzowane procedury wystawiania faktur końcowych, które znacznie ułatwiają proces rozliczania zaliczek i zapewniają zgodność z wymogami podatkowymi. Proces ten zazwyczaj rozpoczyna się od utworzenia dokumentu zamówienia, który stanowi podstawę dla kolejnych operacji.

Pierwszym krokiem w procedurze jest dodanie dokumentu zamówienia, często nazywanego pro formą. Dokument ten zawiera wszystkie istotne informacje o planowanej transakcji, w tym dane kontrahenta, opis towarów lub usług, ilości, ceny oraz wartość całego zamówienia. Pro forma służy jako wzorzec dla kolejnych dokumentów.

Na podstawie utworzonej pro formy można następnie wystawiać faktury zaliczkowe dokumentujące otrzymane zaliczki. System automatycznie śledzi kwoty już rozliczone i oblicza pozostałą do rozliczenia wartość zamówienia. Każda faktura zaliczkowa jest powiązana z pierwotnym zamówieniem i zawiera odpowiednie odniesienia.

Wystawienie faktury końcowej następuje po realizacji zamówienia przez wybór odpowiedniego zamówienia z listy aktywnych transakcji. System automatycznie uzupełnia dane na podstawie pro formy i wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych, obliczając pozostałą do rozliczenia kwotę.

Po zapisaniu faktury końcowej system automatycznie dokonuje odpowiednich wpisów w rejestrach podatkowych. Transakcja zostaje ujęta w rejestrze VAT sprzedaży w kwocie nierozliczonej wcześniejszymi fakturami oraz w ewidencji przychodów w pełnej kwocie netto zamówienia.

Błędy i nieprawidłowości w fakturach końcowych

Najczęstsze błędy w wystawianiu faktur końcowych wynikają z nieprawidłowego rozliczenia wcześniej otrzymanych zaliczek lub błędnego obliczenia podatku VAT. Szczególnie problematyczne są sytuacje, gdy przedsiębiorca nie uwzględnia wszystkich wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych lub błędnie oblicza pozostałą do rozliczenia kwotę.

Częstym błędem jest również nieprawidłowe datowanie faktury końcowej. Data wystawienia musi uwzględniać termin realizacji zamówienia i nie może być wcześniejsza niż data dostawy towarów lub wykonania usług. Naruszenie tej zasady może prowadzić do problemów z rozliczeniem podatku w odpowiednim okresie.

Innym częstym problemem jest brak odpowiednich odniesień do wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych. Faktura końcowa musi zawierać numery wszystkich powiązanych faktur, co umożliwia pełną identyfikację rozliczanej transakcji i kontrolę prawidłowości obliczeń.

Szczególną uwagę należy zwrócić na sytuacje, gdy zmienił się status podatnika VAT między wystawieniem faktury zaliczkowej a fakturą końcową. Może to dotyczyć utraty lub uzyskania statusu czynnego podatnika VAT, co wpływa na sposób rozliczenia podatku.

Kontrola i weryfikacja faktur końcowych

Prawidłowe wystawienie faktury końcowej wymaga systematycznej kontroli i weryfikacji wszystkich elementów dokumentu. Proces kontrolny powinien obejmować zarówno aspekty formalne, jak i merytoryczne, ze szczególnym uwzględnieniem zgodności z wcześniej wystawionymi fakturami zaliczkowymi.

Kontrola formalna faktury końcowej obejmuje weryfikację wszystkich obowiązkowych elementów przewidzianych przepisami ustawy o VAT. Należy sprawdzić poprawność danych identyfikacyjnych stron, numeracji dokumentu, dat oraz zgodność z wymaganiami dotyczącymi opisu transakcji.

Kontrola merytoryczna koncentruje się na prawidłowości obliczeń i rozliczenia wcześniej otrzymanych zaliczek. Szczególną uwagę należy zwrócić na:

• Zgodność kwot z pierwotnym zamówieniem
• Prawidłowość obliczenia pozostałej do rozliczenia wartości
• Poprawność naliczenia podatku VAT
• Zgodność z wcześniej wystawionymi fakturami zaliczkowymi

Dodatkowym elementem kontroli jest weryfikacja terminów wystawienia dokumentów. Zarówno faktury zaliczkowe, jak i końcowe muszą być wystawione w przepisowych terminach, a naruszenie tych terminów może skutkować sankcjami podatkowymi.

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów

Faktury końcowe wraz z powiązanymi fakturami zaliczkowymi stanowią komplet dokumentów, które muszą być przechowywane zgodnie z wymogami prawa podatkowego. Okres przechowywania wynosi standardowo 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Szczególnie istotne jest zachowanie pełnej dokumentacji transakcji, obejmującej zarówno dokumenty pierwotne (zamówienia, umowy), faktury zaliczkowe, jak i faktury końcowe. Kompletność dokumentacji jest kluczowa podczas ewentualnych kontroli skarbowych.

W przypadku dokumentów elektronicznych wystawianych w systemie KSeF obowiązują dodatkowe wymogi dotyczące archiwizacji. Dokumenty muszą być przechowywane w formie umożliwiającej ich odczytanie i weryfikację przez organy kontrolne.

Dobrą praktyką jest prowadzenie dodatkowego rejestru lub ewidencji powiązań między fakturami zaliczkowymi a końcowymi. Taki rejestr ułatwia kontrolę wewnętrzną i przyspiesza proces weryfikacji podczas kontroli zewnętrznych.

Korekty i anulowanie faktur końcowych

W przypadku wykrycia błędów w fakturze końcowej konieczne może być wystawienie faktury korygującej lub, w skrajnych przypadkach, anulowanie dokumentu. Procedury korekty muszą uwzględniać specyfikę rozliczenia zaliczek i wpływ na ewidencję podatkową.

Korekta faktury końcowej wymaga szczególnej ostrożności, ponieważ może wpłynąć na rozliczenie podatku VAT i podatku dochodowego w różnych okresach sprawozdawczych. Błędy w kwocie do rozliczenia mogą wymagać korekty zarówno faktury końcowej, jak i wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych.

W przypadku konieczności anulowania faktury końcowej należy uwzględnić wpływ na ewidencję podatkową i dokonać odpowiednich korekt w księgach rachunkowych. Proces ten musi być udokumentowany i zgodny z wymogami prawa podatkowego.

Specjalne przypadki i wyjątki

W praktyce gospodarczej mogą wystąpić specjalne sytuacje wymagające odmiennego podejścia do wystawiania faktur końcowych. Dotyczy to między innymi transakcji międzynarodowych, dostaw towarów w ramach procedur szczególnych czy usług zwolnionych z VAT.

Szczególne zasady obowiązują dla wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, które są wyłączone z obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych. W takich przypadkach standardowa procedura rozliczenia zaliczek nie ma zastosowania, a faktury wystawia się zgodnie z ogólnymi zasadami dla transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Odmienne podejście wymagają również transakcje z kontrahentami spoza Unii Europejskiej, gdzie mogą obowiązywać dodatkowe wymogi dokumentacyjne i procedury celne. Faktury końcowe w takich przypadkach muszą uwzględniać specyfikę rozliczeń międzynarodowych.

Warto również uwzględnić specyfikę niektórych branż, gdzie standardowe procedury mogą wymagać modyfikacji. Dotyczy to między innymi budownictwa, gdzie rozliczenia mogą być rozłożone w czasie, czy usług długoterminowych realizowanych etapami.

Najczęstsze pytania

Tak, wystawienie faktury końcowej na zerową kwotę jest dozwolone, gdy wcześniejsze faktury zaliczkowe objęły 100% wartości zamówienia. Taka faktura może być wystawiona dla celów porządkowych i potwierdzenia wykonania dostawy lub usługi. Musi jednak zawierać numery wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych i wyzerowany podatek VAT.

Obowiązek podatkowy VAT powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, czyli w momencie wpłacenia zaliczki. Transakcja musi zostać wykazana w rejestrze VAT sprzedaży w dniu otrzymania zaliczki. Dla podatku dochodowego przychód powstaje dopiero w momencie realizacji zamówienia, niezależnie od daty otrzymania zaliczki.

Nie, przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT nie wystawiają faktur zaliczkowych, ponieważ te dokumenty powodują skutki wyłącznie na gruncie podatku VAT. Zamiast tego wystawiają zwykłą fakturę bez VAT dopiero w momencie realizacji zamówienia.

Faktura końcowa ujmowana jest w kolumnie 7 KPiR w pełnej wysokości kwoty netto zamówienia w dacie realizacji transakcji. Jeśli została wystawiona tylko dla celów porządkowych po wcześniejszym rozliczeniu całej wartości fakturami zaliczkowymi, nie ujmuje się jej ponownie w KPiR.

Faktura końcowa musi zawierać wszystkie standardowe elementy faktury VAT oraz dodatkowo numery wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych, otrzymaną kwotę zapłaty zaliczkowej, kwotę podatku obliczoną według specjalnego wzoru oraz szczegółowe dane dotyczące zamówienia lub umowy.

Gdy faktury zaliczkowe obejmują łącznie całą zapłatę, faktury końcowej się nie wystawia, ponieważ opiewałaby na zerową kwotę. Ostatnia faktura zaliczkowa powinna zawierać numery poprzednich faktur. W systemie KSeF kolejne faktury muszą zawierać numer w KSeF wystawionej faktury zaliczkowej.