Sztuczna inteligencja w biurze rachunkowym - rewolucja czy wsparcie

Transformacja cyfrowa w Polsce systematycznie zmienia oblicze księgowości i funkcjonowania biur rachunkowych. Rządowe inicjatywy cyfryzacyjne, połączone z rozwojem sztucznej inteligencji, tworzą nową rzeczywistość dla profesjonalistów zajmujących się obsługą finansowo-księgową przedsiębiorstw. Zmiany te dotykają każdego aspektu pracy księgowej - od sposobu wprowadzania dokumentów po weryfikację zapisów księgowych.

Krajowy system e-fakturowania KSeF, fiskalizacja paragonów online oraz konieczność współpracy z rządowymi bazami danych wymuszają na księgowych poszukiwanie nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Biura rachunkowe muszą dostosować się do nowej rzeczywistości, w której tradycyjne metody pracy przestają być wystarczające. Równocześnie rozwój sztucznej inteligencji otwiera nowe możliwości automatyzacji procesów księgowych, które mogą znacząco podnieść efektywność i bezpieczeństwo działania.

Ewolucja procesów księgowych - od papieru do automatyzacji

Historia obsługi dokumentów księgowych w Polsce przeszła dramatyczną transformację w ciągu ostatnich dwóch dekad. Jeszcze kilka lat temu standardową praktyką było doręczanie przez przedsiębiorców wszystkich dokumentów w formie papierowej. Nawet gdy elektroniczne fakturowanie zaczęło się rozwijać, większość klientów biur rachunkowych nadal drukowała otrzymane dokumenty elektroniczne i dostarczała je w tradycyjnej papierowej formie.

Obecne zachowania przedsiębiorców znacząco się zmieniły - coraz częściej przesyłają faktury drogą elektroniczną. Ta zmiana ma fundamentalne znaczenie dla organizacji pracy w biurach rachunkowych. Tradycyjny model zakładał, że młodsi pracownicy lub praktykanci otrzymywali zadanie segregowania dokumentów w porządku chronologicznym, aby następnie faktury mogły być wprowadzone do systemu księgowego ręcznie lub przy pomocy technologii skanowania i rozpoznawania tekstu OCR.

Księgowi z większym doświadczeniem i wyższymi kompetencjami koncentrowali się na sprawdzeniu merytorycznym zapisów księgowych oraz obliczaniu zobowiązań podatkowych i składek. Ten podział zadań był efektywny, ale czasochłonny i obciążony ryzykiem błędów ludzkich.

Codzienne wyzwania księgowych obejmowały szereg problemów technicznych i merytorycznych:

• Odczytywanie faktur wypisanych nieczytelnym pismem odręcznym
• Korygowanie nagminnie występujących błędów w danych kontrahentów
• Uzupełnianie wszystkich obowiązkowych elementów faktury zgodnie z przepisami
• Unikanie błędów wynikających z przepisywania danych

Współczesna rzeczywistość przedstawia się zupełnie inaczej. Doręczanie dokumentów w formie elektronicznej pocztą email lub przez Krajowy System e-Faktur stało się normą. Procesy zachodzące w biurach rachunkowych uległy znacznemu skróceniu, a automatyzacja wprowadzania danych stała się standardem.

Wyzwania i możliwości systemu KSeF

Lipiec 2024 roku przyniósł rewolucyjną zmianę dla biur rachunkowych w postaci powszechnego obowiązku włączenia przedsiębiorców do Krajowego Systemu e-Faktur. Ta transformacja niesie ze sobą zarówno wyzwania implementacyjne, jak i długoterminowe korzyści dla całej branży księgowej.

Początkowy etap wdrażania KSeF wymaga od biur rachunkowych intensywnego wsparcia klientów w rozpoczęciu elektronicznego fakturowania. Kluczowym elementem tego procesu jest przekazanie klientom szczegółowych instrukcji dotyczących uprawnień, jakich potrzebuje biuro rachunkowe, aby móc samodzielnie pobierać faktury sprzedaży i zakupu bezpośrednio z systemu rządowego.

Równocześnie biura rachunkowe muszą rozpocząć własne fakturowanie elektroniczne, co wymaga wyboru odpowiedniego oprogramowania. Praktyka pokazuje, że platforma rządowa nie zawsze działa bez zakłóceń, dlatego wybór niezawodnego programu księgowego z integracją KSeF staje się kwestią strategiczną dla każdego biura.

1. Analiza potrzeb technologicznych biura rachunkowego
2. Wybór systemu księgowego z integracją KSeF
3. Przygotowanie instrukcji dla klientów dotyczących uprawnień
4. Przeprowadzenie szkoleń dla pracowników biura
5. Testowanie połączenia z systemem rządowym
6. Wdrożenie procesu pobierania faktur klientów
7. Monitorowanie i optymalizacja nowych procesów

Po przejściu przez etapy implementacyjne KSeF przyniesie księgowym znaczące korzyści operacyjne. Najważniejszą z nich jest możliwość samodzielnego importowania do systemu księgowego wszystkich faktur zakupu klienta bez konieczności ręcznego wprowadzania danych.

Mechanizmy uczenia sztucznej inteligencji w księgowości

Kluczową cechą nowoczesnych systemów księgowych wyposażonych w sztuczną inteligencję jest zdolność do uczenia się na podstawie działań księgowych. Algorytmy analizują sposób, w jaki doświadczeni księgowi zatwierdzają lub poprawiają automatyczne księgowania, a następnie wykorzystują te informacje do doskonalenia przyszłych sugestii.

Proces uczenia maszynowego w księgowości opiera się na analizie wzorców księgowań dla podobnych zdarzeń gospodarczych. Gdy księgowy zatwierdza sugerowany schemat księgowy lub wprowadza poprawki, system rejestruje tę informację i uwzględnia ją w przyszłych analizach. Im więcej transakcji zostanie przetworzonych, tym dokładniejsze stają się automatyczne sugestie.

Szczególnie istotne jest, aby oprogramowanie księgowe było dostępne online i umożliwiało efekt uczenia równoczesnego przez dziesiątki tysięcy księgowych jednocześnie. Taka architektura pozwala na szybkie doskonalenie algorytmów dzięki ogromnej bazie danych księgowań z różnych branż i typów działalności gospodarczej.

Praktyczne zastosowanie sztucznej inteligencji w księgowości obejmuje automatyczną analizę dostawcy pobranego z faktury i zaproponowanie najbardziej prawdopodobnego rodzaju wydatku, uwzględniając specyfikę branży użytkownika. System porównuje nowych dostawców z historycznymi danymi i sugeruje odpowiednie konta księgowe na podstawie podobieństw.

Przykład działania sztucznej inteligencji: Firma budowlana otrzymuje fakturę od nowego dostawcy materiałów budowlanych. System automatycznie rozpoznaje branżę dostawcy, analizuje pozycje na fakturze i proponuje zaksięgowanie jako koszty materiałów, uwzględniając specyfikę działalności klienta i wcześniejsze podobne transakcje.

Księgowi w nowym modelu pracy skupiają się na merytorycznym aspekcie obsługi klientów. W sytuacjach wymagających interpretacji podatkowej lub gdy występuje niejednoznaczność związana z różnymi interpretacjami dla danego przypadku, księgowy może zastosować swoją wiedzę specjalistyczną. System przedstawia mu kilka możliwych opcji schematów księgowych opartych na analizie interpretacji podatkowych, orzeczeń sądowych i artykułów specjalistycznych.

Automatyzacja dokumentów zagranicznych i wyciągów bankowych

Rozwój automatyzacji w księgowości nie ogranicza się wyłącznie do dokumentów krajowych. Komisja Europejska opublikowała propozycję modyfikacji mających na celu dostosowanie rozliczeń VAT do wyzwań ery cyfrowej, znaną jako pakiet VAT in the Digital Age. Zgodnie z tymi planami, domyślnym systemem wystawiania faktur stanie się fakturowanie w jednolitym ustrukturyzowanym formacie elektronicznym.

Ta zmiana oznacza, że dokumenty zakupu wystawiane przez firmy z innych krajów Unii Europejskiej również będzie można pobierać automatycznie do systemu księgowego ze wstępnym zaksięgowaniem. Sztuczna inteligencja będzie analizować faktury zagraniczne, rozpoznawać stawki VAT obowiązujące w różnych krajach i proponować odpowiednie księgowania zgodnie z polskimi przepisami.

Automatyzacja procesów księgowych wykracza znacznie poza obsługę faktur. Wprowadzanie wyciągów bankowych tradycyjnie należało do najbardziej pracochłonnych czynności w biurze rachunkowym. Księgowi musieli ręcznie przepisywać dane z papierowych wydruków lub importować pliki w różnych formatach, a następnie ręcznie przypisywać operacje do odpowiednich kont księgowych.

Współczesne rozwiązania technologiczne umożliwiają integrację systemu księgowego z rachunkiem bankowym przedsiębiorcy na podstawie dyrektywy unijnej PSD-2. Po autoryzacji przez przedsiębiorcę system codziennie pobiera dane o operacjach bankowych i dzięki zaawansowanym algorytmom automatycznie rozlicza zaksięgowane operacje.

Proces automatycznego rozliczania operacji bankowych obejmuje:

• Automatyczne pobieranie danych z rachunków bankowych
• Rozpoznawanie kontrahentów na podstawie tytułów przelewów
• Przypisywanie operacji do odpowiednich faktur i dokumentów
• Automatyczne księgowanie wpłat od odbiorców
• Rozliczanie płatności na rzecz dostawców
• Identyfikację operacji wymagających ręcznej weryfikacji

Rewolucja w bieżącym księgowaniu operacji

Opisane rozwiązania technologiczne wymuszają fundamentalną zmianę w organizacji pracy biur rachunkowych. Tradycyjny model księgowania dokumentów na koniec miesiąca ustępuje miejsca bieżącemu księgowaniu większości zdarzeń gospodarczych oraz automatycznemu rozliczaniu operacji w czasie rzeczywistym.

Ta transformacja daje przedsiębiorcom stały wgląd w aktualną sytuację finansową firmy. Zamiast czekać do końca miesiąca na informacje o wynikach finansowych, właściciele firm mogą na bieżąco monitorować przepływy pieniężne, stan zobowiązań i należności oraz bieżące wyniki działalności.

Po zakończeniu miesiąca pozostaje do zaksięgowania znacznie mniejsza liczba dokumentów niż w tradycyjnym modelu. Są to głównie dokumenty wewnętrzne, korekty, rozliczenia międzyokresowe i inne operacje niemające charakteru bieżących transakcji handlowych. Ta grupa dokumentów ma często mniejsze znaczenie dla codziennego obrazu kondycji przedsiębiorstwa.

Kluczową funkcją nowoczesnych platform księgowych staje się wspólna bieżąca praca na jednej platformie łączącej biuro rachunkowe z przedsiębiorcą. Nowe technologie umożliwiają systemom księgowym równoległą pracę w jednym ekosystemie cyfrowym, gdzie po jednej stronie znajdują się funkcje księgowo-kadrowe, a po drugiej funkcje wspierające sprzedaż.

Integracja funkcji księgowych z narzędziami sprzedażowymi obejmuje:

• Automatyczne księgowanie faktur wystawianych przez przedsiębiorcę
• Synchronizację danych kontrahentów między systemem CRM a księgowością
• Automatyczne aktualizowanie stanów magazynowych
• Bieżące rozliczanie należności i zobowiązań
• Generowanie raportów finansowych w czasie rzeczywistym

Dostp do wiedzy specjalistycznej i interpretacji prawnych

Według raportu wydawnictwa Wolters Kluwer dotyczącego nowoczesnych narzędzi w księgowości, największym wyzwaniem dla księgowych jest częsta zmiana przepisów, na którą wskazuje 87 procent ankietowanych. W kategorii dotyczącej tego, co zajmuje najwięcej czasu w pracy, 66 procent respondentów wymieniło śledzenie zmian w przepisach prawnych.

W ciągu ostatnich dwóch dekad nie było tak wielu modyfikacji w przepisach podatkowych i ubezpieczeniowych, jak obecnie. Częstotliwość zmian i różnorodność wydawanych interpretacji jest tak duża, że bardzo trudno jest nie przeoczyć którejś z nich. Konieczność nieustannego aktualizowania i poszerzania wiedzy dotyczy wszystkich pracowników księgowości oraz kadr i płac, co pochłania znaczną część czasu pracy.

Dodatkowym problemem są kontrole skarbowe i ZUS, które wymagają dokumentacji uzasadniającej sposób księgowania zdarzeń gospodarczych. Specyfika księgowania często zależy od przepisów obowiązujących w danym momencie lub ich wykładni. Księgowi tradycyjnie wspierali się robieniem notatek, ale generowało to dodatkowe czynności i nie zawsze zapewniało pełną dokumentację decyzji księgowych.

Rozwiązaniem opisanych trudności są zaawansowane funkcje sztucznej inteligencji, które w ramach wyboru schematu księgowego automatycznie przypisują źródło wiedzy uzasadniające daną decyzję księgową. System analizuje dostępne interpretacje podatkowe, orzecznictwo sądowe i publikacje eksperckie, a następnie wskazuje najbardziej odpowiednie podstawy prawne dla konkretnego przypadku.

Praktyczny przykład: Księgowy księguje fakturę za usługi marketingowe świadczone przez firmę zagraniczną. System automatycznie analizuje charakter usługi, miejsce świadczenia, status podatkowy dostawcy i proponuje schemat księgowy wraz z odnośnikami do odpowiednich interpretacji podatkowych dotyczących VAT od usług marketingowych świadczonych z zagranicy.

Praktyczny przykład działania sztucznej inteligencji

Kompleksowe działanie sztucznej inteligencji w księgowości najlepiej ilustruje konkretny przykład zakupu pojazdu przez przedsiębiorcę. Gdy przedsiębiorca kupuje pojazd do firmy jako środek trwały na fakturę VAT marża, a na stanie firmy posiada już inny pojazd osobowy, system musi przeprowadzić złożoną analizę uwzględniającą wiele czynników prawnych i podatkowych.

System rozpoznaje zakup środka trwałego na podstawie analizy dokumentu zakupu i ocenia, że pojazd jest prawdopodobnie używany, co może umożliwić zastosowanie indywidualnej stawki amortyzacji. Dla używanych pojazdów możliwe jest zastosowanie przyspieszonej amortyzacji, podczas gdy standardowa amortyzacja liniowa dla samochodów osobowych wynosi 20 procent w skali roku.

Obok wskazania optymalnego sposobu rozliczenia księgowy otrzymuje automatycznie wygenerowane opracowanie merytoryczne dotyczące zakupu samochodu osobowego do firmy na VAT marża. Dokument ten zawiera szczegółowe informacje prawne i podatkowe związane z tym zdarzeniem gospodarczym.

Automatycznie generowane opracowanie obejmuje następujące zagadnienia:

• Warunki zastosowania amortyzacji indywidualnej dla używanych pojazdów
• Limity wartości pojazdu możliwe do ujęcia w kosztach działalności
• Przepisy dotyczące odliczania VAT od zakupu samochodu na fakturę marża
• Zasady księgowania w kosztach wydatków związanych z eksploatacją pojazdu
• Regulacje dotyczące ubezpieczeń OC, AC, NNW i GAP
• Omówienie prawa do używania dwóch pojazdów w działalności jednoosobowej

Kluczową zaletą tego rozwiązania jest dostępność opracowania również dla klienta biura rachunkowego. Przedsiębiorca może samodzielnie zapoznać się z uzasadnieniem sposobu zaksięgowania swoich dokumentów, co znacząco ogranicza konieczność kontaktowania się z biurem w sprawach rutynowych.

Rola księgowego w tym procesie koncentruje się na merytorycznej ocenie poprawności zastosowanego przez sztuczną inteligencję sposobu księgowania. Księgowy weryfikuje, czy algorytm prawidłowo zinterpretował specyfikę transakcji i czy zaproponowane rozwiązanie jest optymalne z punktu widzenia sytuacji konkretnego klienta.

Transformacja roli księgowego w erze automatyzacji

Narzędzia automatyzujące i sztuczna inteligencja przejmują od księgowych większość zadań o charakterze odtwórczym i rutynowym. Znika potrzeba zatrudniania w biurach rachunkowych pracowników pomocniczych, których głównym zadaniem było mechaniczne wprowadzanie danych do systemów księgowych, a nie rozwój w kierunku samodzielnego księgowego.

Ta zmiana rozwiązuje również poważny problem kadrowy występujący w branży biur rachunkowych, związany z trudnościami w pozyskiwaniu młodych pracowników z rynku pracy. Automatyzacja procesów eliminuje potrzebę wykonywania najbardziej żmudnych i powtarzalnych czynności, które często zniechęcały potencjalnych kandydatów do pracy w księgowości.

Przewidywania dotyczące całkowitego zastąpienia księgowych przez automatyzację są jednak przedwczesne i nieuzasadnione. Prawdą jest, że zmieni się fundamentalnie charakter pracy księgowego, ale nie oznacza to eliminacji tej profesji. Najważniejsza stanie się wiedza merytoryczna i doświadczenie praktyczne, które pozwalają na podejmowanie ostatecznych decyzji o sposobie księgowania skomplikowanych transakcji.

Nadchodzące zmiany wpłyną korzystnie na atrakcyjność pracy w biurach rachunkowych. Księgowi, zamiast tracić czas na mechaniczne wprowadzanie dokumentów do systemów, będą mogli skoncentrować się na bardziej wartościowych czynnościach zawodowych. Znajdą przestrzeń do rozwoju i wykorzystania posiadanej wiedzy merytorycznej w bezpośredniej obsłudze klientów.

Nowy model pracy księgowego obejmuje:

• Weryfikację poprawności automatycznych księgowań
• Analizę skomplikowanych przypadków wymagających interpretacji
• Doradztwo podatkowe i optymalizację rozliczeń klientów
• Nadzór nad procesami automatycznymi i ich doskonalenie
• Komunikację z klientami w sprawach merytorycznych
• Rozwój kompetencji w zakresie nowych regulacji prawnych

Ta transformacja wpłynie na podniesienie jakości obsługi klientów przy jednoczesnym znacznym skróceniu czasu poświęcanego na obsługę rutynowych operacji. Księgowi będą mogli oferować bardziej wartościowe usługi doradcze, wykorzystując czas zaoszczędzony dzięki automatyzacji podstawowych procesów księgowych.

Najczęstsze pytania

Sztuczna inteligencja nie zastąpi księgowych, ale zmieni charakter ich pracy. Automatyzacja przejmie zadania odtwórcze jak wprowadzanie danych, ale księgowi pozostaną niezbędni do weryfikacji merytorycznej, interpretacji skomplikowanych przypadków i podejmowania decyzji wymagających wiedzy specjalistycznej.

KSeF umożliwi automatyczne pobieranie wszystkich faktur klientów bezpośrednio do systemu księgowego, eliminując ręczne wprowadzanie danych. Biura zyskają dostęp do ustrukturyzowanych danych elektronicznych, co przyspieszy księgowanie i zredukuje ryzyko błędów.

Systemy wyposażone w sztuczną inteligencję automatycznie przypisują do każdego księgowania źródła wiedzy prawnej, na podstawie których podjęto decyzję. Algorytmy analizują interpretacje podatkowe, orzecznictwo i artykuły eksperckie, dostarczając księgowym aktualną podstawę prawną dla każdej operacji.

Automatyzacja znacząco zwiększa bezpieczeństwo poprzez eliminację błędów ludzkich, automatyczne kopie zapasowe i kontrolę dostępu. Systemy online zapewniają lepszą ochronę danych niż tradycyjne metody przechowywania dokumentów papierowych czy lokalnych plików komputerowych.

Współpraca będzie odbywać się na wspólnej platformie online, gdzie klient i biuro mają dostęp do tych samych danych w czasie rzeczywistym. Przedsiębiorca będzie mógł na bieżąco monitorować sytuację finansow firmy, a biuro skupi się na doradztwie merytorycznym i weryfikacji automatycznych księgowań.