Zapłata gotówką za e-fakturę w KSeF - zasady i ograniczenia

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur od 1 lutego 2026 roku budzi wiele wątpliwości wśród przedsiębiorców. Jedną z najczęściej zadawanych kwestii jest dopuszczalność zapłaty gotówką za faktury ustrukturyzowane wystawione w systemie KSeF. Wiele firm obawia się, że wraz z digitalizacją fakturowania zostanie wprowadzony całkowity zakaz płatności gotówkowych, co mogłoby znacząco wpłynąć na sposób prowadzenia działalności gospodarczej.

Rzeczywistość jest jednak znacznie bardziej złożona i korzystna dla przedsiębiorców niż mogłoby się wydawać. System KSeF, choć wprowadza nowe obowiązki związane z dokumentowaniem transakcji, nie zmienia fundamentalnych zasad regulowania należności między przedsiębiorcami. Kluczowe pozostają przepisy ustawy Prawo przedsiębiorców, które od lat określają, kiedy płatność musi zostać dokonana za pośrednictwem rachunku bankowego, a kiedy dopuszczalna jest gotówka.

Warto podkreślić, że wprowadzenie obowiązkowego KSeF nie oznacza automatycznej zmiany przepisów dotyczących sposobów płatności. Nadal obowiązuje zasada, że forma dokumentowania transakcji nie wpływa na sposób jej rozliczenia. Nie ma znaczenia, czy transakcja jest potwierdzona tradycyjną fakturą papierową, fakturą elektroniczną, czy też nowoczesną fakturą ustrukturyzowaną - zasady płatności pozostają identyczne.

Faktury ustrukturyzowane w systemie KSeF - podstawowe informacje

Faktura ustrukturyzowana stanowi nowoczesną formę dokumentowania transakcji handlowych między przedsibiorcami. Jest wystawiana przy pomocy specjalnego interfejsu elektronicznego, który zapewnia automatyczne przekazywanie danych do Krajowego Systemu e-Faktur. Taki sposób dokumentowania transakcji ma na celu zwiększenie przejrzystości obrotu gospodarczego oraz ułatwienie kontroli podatkowych.

Zgodnie z nowymi regulacjami, które wejdą w życie od 1 lutego 2026 roku, faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Moment ten ma kluczowe znaczenie dla ustalenia terminów płatności oraz innych obowiązków wynikających z transakcji. Z kolei faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Nowe przepisy nie wprowadzają istotnych zmian w zakresie elementów konstrukcyjnych faktur i oznaczeń, które powinny się na nich znajdować. Podstawowe dane, takie jak informacje o sprzedawcy i nabywcy, przedmiot transakcji, wartość netto i brutto, stawka VAT oraz termin płatności, pozostają niezmienione. Różnica polega głównie na sposobie przekazywania tych informacji do systemu podatkowego.

Jednak jedna znacząca nowość zostanie wprowadzona - nowy obowiązek podania przy płatności za faktury numeru identyfikującego je w Krajowym Systemie e-Faktur. Zgodnie z artykułem 108g ustawy o VAT, nabywca towaru lub usługi zarejestrowany jako podatnik VAT czynny będzie zobowiązany do podawania tego numeru przy dokonywaniu płatności za faktury ustrukturyzowane.

Obowiązek podawania numeru identyfikującego fakturę w płatności

Wprowadzenie obowiązkowego systemu KSeF wiąże się z nowym wymogiem dotyczącym oznaczania płatności za faktury ustrukturyzowane. Od 1 lutego 2026 roku nabywca towaru lub usługi zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, dokonujący płatności za faktury ustrukturyzowane na rzecz innego podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, będzie musiał podawać specjalny identyfikator w tytule przelewu.

Obowiązek ten dotyczy płatności dokonywanych za pośrednictwem usługi polecenia zapłaty lub polecenia przelewu, lub innego instrumentu płatniczego umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych. W praktyce oznacza to, że przy każdym przelewie bankowym za fakturę ustrukturyzowaną konieczne będzie podanie numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur lub identyfikatora zbiorczego nadanego przez Krajowy System e-Faktur.

Status podatnika, na którego rzecz dokonywana jest płatność, dotyczący jego zarejestrowania jako podatnika VAT czynnego, jest ustalany na podstawie wykazu, o którym mowa w artykule 96b ustęp 1, na dzień dokonywania płatności za faktury. Chodzi tutaj o tak zwaną białą listę podatników VAT, która jest regularnie aktualizowana i dostępna publicznie.

Zgodnie z artykułem 17 ustawy nowelizującej, przepis artykułu 108g ustawy o VAT będzie stosowany do płatności dokonanych od 1 lutego 2026 roku. Oznacza to, że przedsiębiorcy mają jeszcze czas na przygotowanie swoich systemów księgowych i procedur płatności do nowych wymagań.

W stanie prawnym obowiązującym od 1 lutego 2026 roku dokonywanie płatności za należności wynikające z e-faktur będzie musiało obejmować oznaczenie w tytule przelewu numeru identyfikującego e-fakturę w KSeF. Ten wymóg dotyczy jednak wyłącznie płatności dokonywanych za pośrednictwem instrumentów płatniczych umożliwiających podanie tytułu przelewu.

Zasady płatności gotówkowych między przedsiębiorcami

Pomimo wprowadzenia nowych obowiązków związanych z systemem KSeF, w żaden sposób nie ulegnie zmianie fundamentalny przepis stanowiący o sposobie regulowania należności pomiędzy przedsiębiorcami. Kluczowe znaczenie ma tutaj treść artykułu 19 ustawy Prawo przedsiębiorców, który określa, kiedy płatność musi być dokonana za pośrednictwem rachunku bankowego.

Przepis ten jasno stanowi, że dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca, oraz jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 złotych lub równowartość tej kwoty.

W przypadku transakcji w walutach obcych, kwoty przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji. Ta zasada zapewnia jednolite stosowanie przepisów niezależnie od waluty, w której została wyrażona wartość transakcji.

Treść tego przepisu nie ulegnie zmianie w związku z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF. Oznacza to, że nadal będzie możliwe dokonywanie płatności gotówkowych za transakcje, których wartość nie przekracza 15 000 złotych, niezależnie od tego, czy są one udokumentowane tradycyjną fakturą papierową, czy nowoczesną fakturą ustrukturyzowaną.

Warto podkreślić, że reguła określająca obowiązek płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego przy transakcji przekraczającej 15 000 złotych nie odwołuje się w żaden sposób do formy dokumentowania transakcji. Nie ma zatem znaczenia, czy transakcja jest potwierdzona fakturą papierową, elektroniczną, czy też ustrukturyzowaną - zasady płatności pozostają identyczne.

Płatności gotówkowe za e-faktury - praktyczne aspekty

W konsekwencji obowiązywania niezmienionego artykułu 19 ustawy Prawo przedsiębiorców, w sytuacji gdy wartość transakcji udokumentowanej e-fakturą będzie niższa niż 15 000 złotych, nie będzie obowiązku stosowania polecenia przelewu. Przedsiębiorcy nadal będą mogli swobodnie wybierać między płatnością gotówkową a przelewem bankowym, kierując się własnymi preferencjami i potrzebami biznesowymi.

Nie ma i nie będzie obowiązku opłacania przelewem bankowym każdej transakcji udokumentowanej e-fakturą. Taki błędny pogląd może wynikać z mylnego przekonania, że cyfryzacja fakturowania automatycznie pociąga za sobą cyfryzację płatności. W rzeczywistości są to dwa odrębne obszary regulacyjne, które podlegają różnym przepisom prawnym.

Praktyczne zastosowanie tej zasady oznacza, że małe i średnie przedsiębiorstwa, które często dokonują transakcji o wartościach poniżej 15 000 złotych, będą mogły nadal funkcjonować w oparciu o płatności gotówkowe. Dotyczy to szczególnie firm działających w branżach, gdzie typowe wartości transakcji są relatywnie niskie, takich jak handel detaliczny, usługi dla konsumentów czy drobna wytwórczość.

Jedyną różnicą dla transakcji opłacanych przelewem będzie konieczność podania w tytule przelewu numeru identyfikującego e-fakturę w systemie KSeF. Ten obowiązek nie dotyczy jednak płatności gotówkowych, które z natury rzeczy nie wymagają podawania tytułu przelewu, ponieważ nie są realizowane za pośrednictwem systemu bankowego.

Warto również pamiętać, że obowiązek podawania numeru identyfikującego e-fakturę w tytule przelewu dotyczy wyłącznie płatności między podatnikami VAT czynnymi. Oznacza to, że transakcje z udziałem podatników zwolnionych z VAT lub konsumentów nie będą podlegały tym rygorom.

Sankcje podatkowe za nieprawidłowe płatności gotówkowe

Utrzymane w mocy i w tym samym brzmieniu będą również regulacje odpowiadające za określenie sankcji podatkowych nakładanych na podatników naruszających normę określoną w artykule 19 ustawy Prawo przedsiębiorców. Sankcje te stanowią istotny element systemu kontroli obrotu gotówkowego między przedsiębiorcami i mają na celu zapewnienie przejrzystości transakcji gospodarczych.

Zgodnie z artykułem 22p ustęp 1 punkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w artykule 19 ustawy Prawo przedsiębiorców została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego. Analogiczne przepisy obowiązują w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.

W przypadku zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji została dokonana z naruszeniem obowiązku płatności, podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą w tej części muszą zmniejszyć koszty uzyskania przychodów, albo w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów zwiększyć przychody.

Korekta ta musi zostać dokonana w miesiącu, w którym odpowiednio została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego, został zlecony przelew albo płatność została dokonana z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności. Taka regulacja ma na celu zapewnienie, że skutki podatkowe nieprawidłowej płatności będą odczuwalne natychmiast po jej dokonaniu.

Powyższe prowadzi do wniosku, że w przypadku każdej transakcji o wartości przekraczającej 15 000 złotych istnieje obowiązek dokonywania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego. Naruszenie tego obowiązku, a więc dokonanie płatności w całości lub w części z pominięciem takiego rachunku, oznacza brak możliwości zaliczenia kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca tej transakcji została dokonana z pominięciem rachunku płatniczego.

Praktyczne przykłady stosowania sankcji podatkowych

Aby lepiej zrozumieć mechanizm działania sankcji podatkowych za nieprawidłowe płatności gotówkowe, warto przeanalizować konkretny przykład. Rozważmy sytuację przedsiębiorcy, który otrzymał e-fakturę na kwotę przekraczającą dozwolony limit płatności gotówkowej, a następnie zdecydował się na zapłatę gotówką.

Pan Adrian otrzymał od swojego kontrahenta e-fakturę za usługę na kwotę 20 000 złotych. W styczniu mężczyzna ujął całą wartość e-faktury w kosztach. Natomiast w lutym zapłacił za e-fakturę gotówką. Wysokość ogółu kosztów w lutym wyniosła 14 000 złotych. Pan Adrian naraził się na sankcje podatkowe wynikające z dokonania płatności z pominięciem rachunku bankowego.

W tym przypadku zastosowanie znajdzie artykuł 22p ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Oznacza to, że w lutym pan Adrian powinien skorygować koszt o 14 000 złotych w kierunku zmniejszenia i jednocześnie wykazać przychód w kwocie 6 000 złotych. Taka korekta wynika z faktu, że całkowita kwota kosztów w lutym wyniosła 14 000 złotych, co nie pokrywa pełnej kwoty nieprawidłowej płatności wynoszącej 20 000 złotych.

Mechanizm ten ma na celu zapewnienie, że przedsiębiorcy poniosą realne konsekwencje podatkowe za naruszenie przepisów dotyczących płatności gotówkowych. W praktyce oznacza to, że oszczędności wynikające z pominięcia systemu bankowego będą znacznie mniejsze niż dodatkowe obciążenia podatkowe wynikające z sankcji.

Warto podkreślić, że sankcje te dotyczą wyłącznie transakcji przekraczających 15 000 złotych. W przypadku transakcji o mniejszej wartości, płatność gotówkowa pozostaje w pełni legalna i nie pociąga za sobą żadnych negatywnych konsekwencji podatkowych. Dotyczy to również e-faktur wystawionych w systemie KSeF.

System sankcji ma również wymiar prewencyjny - ma zniechęcać przedsiębiorców do omijania systemu bankowego w przypadku większych transakcji. W ten sposób ustawodawca dąży do zwiększenia przejrzystości obrotu gospodarczego i ułatwienia kontroli podatkowych.

Przygotowanie do zmian w systemie płatności

Przedsiębiorcy planujący funkcjonowanie w systemie obowiązkowego KSeF od lutego 2026 roku powinni już teraz przygotować swoje procedury płatności do nowych wymagań. Kluczowe jest zrozumienie, że zmiany dotyczą głównie aspektów technicznych związanych z oznaczaniem płatności, a nie fundamentalnych zasad dotyczących dopuszczalności płatności gotówkowych.

Firmy korzystające z płatności przelewami bankowych będą musiały dostosować swoje systemy księgowe do automatycznego generowania tytułów przelewów zawierających numery identyfikujące e-faktury w systemie KSeF. Może to wymagać aktualizacji oprogramowania księgowego lub wdrożenia nowych procedur manualnego wprowadzania tych danych.

Szczególnie istotne jest przygotowanie procedur dla przypadków, gdy płatność dokonywana jest przez osobę inną niż bezpośredni nabywca towaru lub usługi. W takich sytuacjach również obowiązuje wymóg podania numeru identyfikującego e-fakturę, co może wymagać dodatkowej koordynacji między różnymi działami firmy lub nawet różnymi podmiotami.

Firmy, które w znacznej części swoich transakcji korzystają z płatności gotówkowych, powinny przeanalizować strukturę swoich obrotów pod kątem wartości poszczególnych transakcji. Transakcje poniżej 15 000 złotych będą mogły być nadal opłacane gotówką, natomiast dla transakcji powyżej tego progu konieczne będzie przygotowanie procedur płatności przelewem z odpowiednim oznaczeniem.

Warto również pamiętać o konieczności weryfikacji statusu kontrahentów na białej liście podatników VAT. Obowiązek podawania numeru identyfikującego e-fakturę dotyczy bowiem wyłącznie płatności między podatnikami VAT czynnymi, co wymaga regularnego sprawdzania statusu partnerów biznesowych.

Wpływ na różne branże i modele biznesowe

Wprowadzenie obowiązkowego systemu KSeF będzie miało zróżnicowany wpływ na poszczególne branże i modele biznesowe, w zależności od typowych wartości transakcji i preferowanych sposobów płatności. Branże charakteryzujące się wysokimi wartościami pojedynczych transakcji już obecnie w większości przypadków korzystają z płatności przelewem, więc dla nich główną zmianą będzie konieczność podawania numeru identyfikującego e-fakturę.

Z kolei branże, w których dominują transakcje o niższych wartościach, będą mogły nadal korzystać z płatności gotówkowych bez żadnych ograniczeń. Dotyczy to szczególnie sektora usług dla małych firm, handlu artykułami o umiarkowanych cenach czy działalności rzemieślniczej. Dla tych branż kluczowe będzie jedynie dostosowanie się do nowego sposobu wystawiania faktur.

Szczególną uwagę warto zwrócić na branże, w których wartości transakcji często oscylują wokół granicy 15 000 złotych. W takich przypadkach przedsiębiorcy będą musieli bardzo precyzyjnie monitorować wartości swoich transakcji, aby właściwie zastosować odpowiednie procedury płatności.

Firmy działające w modelu B2B z długimi cyklami płatności będą musiały dostosować swoje systemy do przechowywania i przekazywania numerów identyfikujących e-faktury osobom odpowiedzialnym za realizację płatności. Może to wymagać modyfikacji wewnętrznych procedur obiegu dokumentów.

Z kolei przedsiębiorstwa prowadzące działalność mieszaną, obejmującą zarówno transakcje B2B, jak i B2C, będą musiały wdrożyć procedury rozróżniające między tymi dwoma rodzajami transakcji, ponieważ obowiązek używania e-faktur dotyczy wyłącznie relacji między przedsiębiorcami.

Najczęstsze pytania

Tak, nadal będziesz mógł płacić gotówką za e-faktury, pod warunkiem że wartość transakcji nie przekracza 15 000 złotych. Wprowadzenie systemu KSeF nie zmienia przepisów dotyczących dopuszczalnych form płatności między przedsiębiorcami.

Zapłata gotówką za transakcję przekraczającą 15 000 złotych skutkuje sankcjami podatkowymi. Nie będziesz mógł zaliczyć tego kosztu do kosztów uzyskania przychodów, a w przypadku gdy koszt został już wcześniej zaliczony, będziesz musiał go skorygować lub zwiększyć przychody.

Nie, obowiązek podawania numeru identyfikującego e-fakturę dotyczy wyłącznie płatności dokonywanych za pośrednictwem instrumentów płatniczych umożliwiających podanie tytułu przelewu. Płatności gotówkowe nie wymagają podawania tego numeru.

Obowiązek podawania numeru identyfikującego e-fakturę w tytule przelewu będzie obowiązywał od 1 lutego 2026 roku, czyli od momentu wprowadzenia obowiązkowego systemu KSeF.

Limit 15 000 złotych dotyczy jednorazowej wartości transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności. Oznacza to, że jeśli faktura opiewała na kwotę przekraczającą ten limit, obowiązek płatności przelewem obowiązuje nawet przy podziale płatności na raty.