Kasa fiskalna przy usługach parkingowych od 2025 roku

Wprowadzone od 1 stycznia 2025 roku zmiany w przepisach dotyczących zwolnień z obowiązku stosowania kas fiskalnych znacząco wpłynęły na przedsiębiorców świadczących usługi parkingowe. Nowe regulacje zawarte w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 roku wprowadzają istotne ograniczenia w możliwości korzystania ze zwolnień dla tego rodzaju działalności gospodarczej.

Przedsiębiorcy prowadzący parkingi muszą teraz szczególnie uważnie przeanalizować swoje obowiązki podatkowe, ponieważ wcześniejsze możliwości zwolnień zostały znacznie ograniczone. Zmiany te dotyczą zarówno zwolnień podmiotowych, jak i przedmiotowych, wprowadzając nowe kategorie wykluczeń, które bezpośrednio wpływają na sektor usług parkingowych.

Podstawowe obowiązki dotyczące kas fiskalnych w Polsce

Zgodnie z przepisem art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Ten fundamentalny obowiązek stanowi podstawę całego systemu ewidencjonowania sprzedaży detalicznej w Polsce.

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących mają obowiązek wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży. Dokument ten może być wydany w postaci papierowej lub za zgodą nabywcy w postaci elektronicznej. W przypadku formy elektronicznej dokument należy przesłać w sposób uzgodniony z nabywcą, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Ustawodawca przewidział jednak możliwość wprowadzenia zwolnień z tego obowiązku. Art. 111 ust. 8 ustawy o VAT upoważnia ministra właściwego do spraw finansów publicznych do zwalniania w drodze rozporządzenia, na czas określony, niektórych grup podatników oraz niektórych czynności z obowiązku prowadzenia ewidencji przy użyciu kas rejestrujących. Minister może określić warunki korzystania ze zwolnienia, mając na uwadze interes publiczny, w szczególności sytuację budżetu państwa.

Rodzaje zwolnień z obowiązku stosowania kas fiskalnych

Na podstawie upoważnienia ustawowego Minister Finansów wydał Rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2024 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Rozporządzenie to wprowadza dwa główne rodzaje zwolnień: podmiotowe oraz przedmiotowe, które działają na różnych zasadach i dotyczą odmiennych sytuacji biznesowych.

Zwolnienie podmiotowe - kryteria i warunki

Zwolnienie podmiotowe określone w par. 3 rozporządzenia ma charakter progowy i zależy od wielkości obrotów przedsiębiorcy. Zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2027 roku, podatników spełniających określone kryteria finansowe.

Zwolnienie to ma charakter czasowy i obowiązuje maksymalnie do 31 grudnia 2027 roku. Przedsiębiorcy korzystający z tego zwolnienia muszą stale monitorować swoje obroty, ponieważ przekroczenie progu 20 000 złotych skutkuje utratą prawa do zwolnienia i koniecznością wprowadzenia kasy fiskalnej.

Zwolnienie przedmiotowe - katalog zwolnionych czynności

Zwolnienie przedmiotowe określone w par. 2 rozporządzenia dotyczy konkretnych rodzajów działalności wymienionych w załączniku do rozporządzenia. To zwolnienie ma charakter jakościowy - dotyczy rodzaju wykonywanej czynności, a nie wielkości obrotów przedsiębiorcy.

1. Przygotowanie dokumentacji niezbędnej do skorzystania ze zwolnienia
2. Weryfikacja czy świadczona usługa znajduje się w katalogu zwolnionych czynności
3. Sprawdzenie warunków technicznych świadczenia usługi
4. Zapewnienie odpowiedniego systemu dokumentowania transakcji
5. Monitorowanie zmian w przepisach dotyczących zwolnień

Przykładem zwolnienia przedmiotowego jest pozycja 42 załącznika, która dotyczy świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych przy spełnieniu określonych warunków technicznych. Świadczący usługę musi otrzymać w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej na swój rachunek. Dodatkowo z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę musi jednoznacznie wynikać, jakiej konkretnie czynności dotyczyła płatność.

Nowe ograniczenia dla usług parkingowych od 2025 roku

Kluczową zmianą wprowadzoną przez rozporządzenie obowiązujące od 1 stycznia 2025 roku jest wyłączenie usług parkingowych z możliwości korzystania ze zwolnień z obowiązku stosowania kas fiskalnych. Paragraf 4 ust. 1 pkt 2 lit. n i lit. o rozporządzenia jasno wskazuje, że zwolnień z obowiązku ewidencjonowania nie stosuje się w przypadku świadczenia określonych kategorii usług.

Wykluczeniu podlegają usługi parkingu samochodów i innych pojazdów oraz usługi świadczone przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, w tym wydających bilety, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie bezgotówkowej. To szerokie ujęcie obejmuje praktycznie wszystkie nowoczesne formy organizacji usług parkingowych.

Jedynym wyjątkiem od tego ograniczenia jest usługa parkingu samochodów i innych pojazdów świadczona przez podatnika na rzecz jego pracowników. Zgodnie z § 4 ust. 3 pkt 2 lit. f rozporządzenia, powyższe ograniczenie nie ma zastosowania do usług parkingowych świadczonych przez pracodawcę na rzecz pracowników.

Definicje pojazdów w kontekście usług parkingowych

Obowiązek stosowania kasy fiskalnej dotyczy nie tylko usług parkingowych samochodów, ale także innych pojazdów. Ponieważ ani ustawa o VAT, ani rozporządzenie w sprawie zwolnień nie definiują tych pojęć, należy odwołać się do definicji zawartych w ustawie Prawo o ruchu drogowym.

Zgodnie z art. 2 pkt 33 ustawy Prawo o ruchu drogowym, pojazd samochodowy to pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h, przy czym określenie to nie obejmuje ciągnika rolniczego. Szerszą kategorię stanowi pojazd, który zgodnie z art. 2 pkt 31 tejże ustawy oznacza środek transportu przeznaczony do poruszania się po drodze oraz maszynę lub urządzenie do tego przystosowane, z wyjątkiem urządzenia wspomagającego ruch.

• Pojazdy samochodowe - samochody osobowe, dostawcze, ciężarowe
• Przyczepy - pojazdy bez silnika przystosowane do łączenia z innym pojazdem
• Naczepy - przyczepy których część spoczywa na pojeździe silnikowym
• Motocykle i motorowery - pojazdy dwukołowe z silnikiem
• Pojazdy specjalne - maszyny budowlane, rolnicze przystosowane do ruchu

Orzecznictwo sądowe precyzuje te definicje w konkretnych przypadkach. Przykładowo, w wyroku NSA z 27 lipca 2023 roku sąd wskazał, że jeżeli naczepa składa się z dwóch elementów mających odrębne dowody rejestracyjne, to każdy z tych elementów jest odrębnym pojazdem w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy Prawo o ruchu drogowym.

Szczególną uwagę należy zwrócić na przyczepy i naczepy. Zgodnie z art. 2 pkt 50 ustawy Prawo o ruchu drogowym, przyczepa to pojazd bez silnika, przystosowany do łączenia go z innym pojazdem. Naczepa oznacza przyczepę, której część spoczywa na pojeździe silnikowym i obciąża ten pojazd. W rezultacie prowadzenie działalności polegającej na świadczeniu usług parkingowych dotyczących przyczep również będzie obowiązkowo podlegać pod konieczność stosowania kasy fiskalnej.

Przepisy przejściowe i terminy wejścia w życie

Rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania obrotu przy pomocy kasy rejestrującej przewiduje okres przejściowy dla usług parkingowych. Zgodnie z par. 8 ust. 2 rozporządzenia, w przypadku podatników korzystających ze zwolnień określonych w § 2 i § 3, którzy spełniają określone warunki, świadczenie usług parkingowych nie wyłącza korzystania z tych zwolnień do 31 marca 2026 roku.

Przepis przejściowy dotyczy podatników, którzy w okresie od 1 stycznia 2025 roku do 31 marca 2026 roku kontynuują lub rozpoczynają świadczenie usług parkingowych, oraz tych, którzy przed 1 stycznia 2025 roku zaprzestali świadczenia usług parkingowych, a następnie w okresie od 1 stycznia 2025 roku do 31 marca 2026 roku rozpoczną świadczenie tych usług.

Przedsiębiorca prowadzący mały parking samochodowy z obrotami poniżej 20 000 złotych rocznie mógł do końca 2024 roku korzystać ze zwolnienia podmiotowego. Od 1 stycznia 2025 roku formalnie traci to prawo, ale dzięki przepisom przejściowym może kontynuować działalność bez kasy fiskalnej do 31 marca 2026 roku, pod warunkiem że wcześniej korzystał ze zwolnienia.

Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek stosowania kasy rejestrującej będzie bezwzględnie obowiązywał wszystkich podatników świadczących usługi parkingowe na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Brak możliwości skorzystania ze zwolnień oznacza konieczność poniesienia kosztów zakupu, instalacji i obsługi kas fiskalnych przez wszystkich przedsiębiorców z tego sektora.

Praktyczne konsekwencje dla przedsiębiorców

Wprowadzone zmiany mają daleko idące konsekwencje praktyczne dla przedsiębiorców świadczących usługi parkingowe. Przede wszystkim oznaczają konieczność poniesienia dodatkowych kosztów związanych z zakupem, instalacją i obsługą kas fiskalnych. Koszty te obejmują nie tylko jednorazowy wydatek na sprzęt, ale także bieżące wydatki na serwis, papier do drukarek fiskalnych i ewentualne naprawy.

Przedsiębiorcy muszą także przygotować się na zmiany w organizacji procesów biznesowych. Wprowadzenie kas fiskalnych wymaga odpowiedniego przeszkolenia personelu, wdrożenia procedur obsługi sprzętu fiskalnego i zapewnienia ciągłości działania systemów. W przypadku parkingów bezobsługowych konieczne może być dostosowanie istniejących automatów lub wymiana ich na urządzenia wyposażone w funkcje fiskalne.

1. Analiza obecnego systemu rozliczania płatności parkingowych
2. Wybór odpowiedniego typu kasy fiskalnej dostosowanego do specyfiki działalności
3. Zakup i instalacja sprzętu fiskalnego z zachowaniem wymaganych terminów
4. Przeszkolenie personelu w zakresie obsługi kas fiskalnych
5. Wdrożenie procedur wystawiania paragonów fiskalnych
6. Dostosowanie systemów informatycznych do nowych wymagań ewidencyjnych
7. Zapewnienie regularnego serwisu i konserwacji sprzętu fiskalnego

Szczególnym wyzwaniem może być dostosowanie parkingów automatycznych i bezobsługowych. Właściciele takich obiektów muszą zapewnić, aby automaty parkingowe były wyposażone w funkcje fiskalne umożliwiające wystawianie paragonów fiskalnych. Może to wymagać znacznych inwestycji w nowy sprzęt lub modernizację istniejących systemów.

Kontrola i konsekwencje nieprzestrzegania przepisów

Nieprzestrzeganie obowiązku stosowania kas fiskalnych przy usługach parkingowych może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi i administracyjnymi. Organy kontroli skarbowej prowadzą regularne kontrole przestrzegania przepisów dotyczących ewidencjonowania obrotu, a wykrycie naruszeń może prowadzić do nałożenia znacznych kar i sankcji.

Kontrole mogą być przeprowadzane zarówno w formie wizyt kontrolnych na miejscu prowadzenia działalności, jak i poprzez analizę dokumentacji księgowej i podatkowej przedsiębiorcy. W przypadku parkingów automatycznych kontrolerzy mogą sprawdzać zgodność zapisów w systemach informatycznych z rzeczywistymi obrotami oraz prawidłowość wystawiania dokumentów fiskalnych.

Przedsiębiorcy powinni także pamiętać o obowiązku przechowywania dokumentacji fiskalnej przez okres określony w przepisach. Dotyczy to zarówno paragonów fiskalnych, jak i raportów fiskalnych oraz innych dokumentów związanych z obsługą kas rejestrujących. Brak odpowiedniej dokumentacji może być traktowany jako naruszenie przepisów podatkowych.

Właściciel parkingu przy centrum handlowym, który do tej pory korzystał ze zwolnienia przedmiotowego ze względu na bezgotówkowy system płatności, od kwietnia 2026 roku będzie musiał wystawiać paragony fiskalne wszystkim klientom parkującym pojazdy. Oznacza to konieczność wymiany automatów parkingowych na urządzenia z funkcją fiskalną lub instalacji dodatkowych kas fiskalnych.

Najczęstsze pytania

Nie wszystkie. Wyłączeniu ze zwolnień podlegają usługi parkingu samochodów i innych pojazdów świadczone na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Wyjątkiem są usługi parkingowe świadczone przez pracodawcę na rzecz własnych pracowników, które nadal mogą korzystać ze zwolnień.

Przepisy przejściowe obowiązują do 31 marca 2026 roku. Dotyczyą podatników, którzy wcześniej korzystali ze zwolnień i kontynuują lub rozpoczynają świadczenie usług parkingowych w okresie od 1 stycznia 2025 roku do 31 marca 2026 roku. Po tym terminie obowiązek stosowania kas fiskalnych będzie bezwzględny.

Tak, obowiązek dotyczy parkingu wszystkich pojazdów w rozumieniu ustawy Prawo o ruchu drogowym, w tym przyczep i naczep. Definicja pojazdu jest bardzo szeroka i obejmuje wszystkie środki transportu przeznaczone do poruszania się po drodze, włączając pojazdy bez silnika jak przyczepy.

Nieprzestrzeganie obowiązku stosowania kas fiskalnych może skutkować karami administracyjnymi nakładanymi przez organy kontroli skarbowej. Wysokość kar zależy od rodzaju i skali naruszeń. Dodatkowo może to wpłynąć na ocenę wiarygodności podatkowej przedsiębiorcy i skutkować częstszymi kontrolami.

Tak, parkingi automatyczne obsługiwane przez klienta, które przyjmują należność w bilonie, banknotach lub formie bezgotówkowej, są expressis verbis wyłączone ze zwolnień. Oznacza to konieczność wyposażenia automatów w funkcje fiskalne umożliwiające wystawianie paragonów fiskalnych lub instalacji dodatkowych kas fiskalnych.

Tak, paragony fiskalne można wystawiać w formie elektronicznej za zgodą nabywcy. Dokument można przesłać w sposób uzgodniony z klientem, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, bez konieczności podawania danych osobowych nabywcy.