Odliczenie VAT od faktur wystawionych w KSeF - przewodnik

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne rozwiązanie wprowadzone przez polskie władze skarbowe, które rewolucjonizuje sposób wystawiania i przetwarzania faktur elektronicznych. System administrowany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej umożliwia przedsiębiorcom przesyłanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych w jednolitym, standardowym formacie. Wraz z wdrożeniem tego innowacyjnego narzędzia pojawiły się liczne pytania dotyczące praktycznych aspektów jego wykorzystania, szczególnie w kontekście odliczania podatku VAT.

Przedsiębiorcy muszą zrozumieć nowe zasady dotyczące momentu otrzymania faktury ustrukturyzowanej, ponieważ ma to bezpośredni wpływ na możliwość odliczenia VAT. Tradycyjne rozumienie otrzymania faktury uległo modyfikacji w kontekście systemu KSeF, co wymaga dostosowania procedur księgowych i rozliczeniowych w firmach. Kluczowe znaczenie ma moment przydzielenia numeru identyfikującego fakturę w systemie, który staje się punktem odniesienia dla realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Funkcjonalności Krajowego Systemu e-Faktur

Krajowy System e-Faktur został zaprojektowany jako kompleksowe rozwiązanie obsługujące cały cykl życia faktury elektronicznej. System realizuje szereg kluczowych funkcji, które zapewniają bezpieczeństwo, wiarygodność i standardyzację procesów fakturowania w Polsce. Każda funkcjonalność została przemyślana tak, aby wspierać zarówno wystawców, jak i odbiorców faktur w codziennej działalności gospodarczej.

Pierwszą i podstawową funkcją systemu jest nadawanie uprawnień oraz uwierzytelnianie użytkowników. System zapewnia bezpieczny dostęp do funkcjonalności poprzez zaawansowane mechanizmy autoryzacji, które gwarantują, że tylko uprawnione podmioty mogą wystawiać i odbierać faktury. Proces uwierzytelnienia obejmuje weryfikację tożsamości użytkowników oraz sprawdzenie ich uprawnień do działania w imieniu konkretnych podmiotów gospodarczych.

System umożliwia kompleksową obsługę dokumentów fakturowych, włączając w to wystawianie, wysyłanie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych oraz faktur korygujących ustrukturyzowanych. Wszystkie dokumenty są przetwarzane zgodnie z jednolitymi standardami, co eliminuje problemy związane z różnymi formatami i strukturami faktur stosowanymi przez różnych przedsiębiorców. Funkcjonalność podglądu wystawionych i odebranych faktur zapewnia użytkownikom pełną kontrolę nad swoimi dokumentami.

Każda faktura wystawiona w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, co umożliwia jednoznaczną identyfikację dokumentu w całym systemie. Standaryzacja wzoru faktury eliminuje różnice w formatach stosowanych przez różnych przedsiębiorców, co znacznie ułatwia automatyczne przetwarzanie dokumentów. System aktywnie powiadamia podatników o kluczowych zdarzeniach, takich jak data i czas wystawienia faktury ustrukturyzowanej lub informacja o odrzuceniu faktury z powodu błędów.

Istotnym ograniczeniem obecnej wersji systemu jest brak możliwości wystawiania not korygujących. Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że w przypadku konieczności korekty faktury, jedyną dostępną opcją jest wystawienie faktury korygującej ustrukturyzowanej, która musi być również przetwarzana przez system KSeF.

Uprawnienia do korzystania z systemu KSeF

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur jest ściśle regulowany przepisami prawa, które określają kategorie podmiotów uprawnionych do korzystania z tej platformy. System został zaprojektowany z myślą o zapewnieniu bezpieczeństwa i kontroli dostępu, dlatego tylko określone kategorie użytkowników mogą uzyskać uwierzytelnienie i rozpocząć korzystanie z funkcjonalności systemu.

Podstawową grupę użytkowników stanowią podatnicy oraz podmioty przez nich wskazane. Ta kategoria obejmuje wszystkich przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą, którzy są zobowiązani do wystawiania faktur lub chcą skorzystać z możliwości oferowanych przez system elektroniczny. Podatnicy mogą również delegować uprawnienia na podmioty działające w ich imieniu, co umożliwia elastyczne zarządzanie procesami fakturowania w większych organizacjach.

Drugą istotną kategorią są organy egzekucyjne, komornicy oraz osoby fizyczne przez nich wskazane. Ta grupa użytkowników ma specjalne uprawnienia wynikające z charakteru wykonywanych przez nich czynności urzędowych. Możliwość korzystania z systemu KSeF przez te podmioty zapewnia sprawną obsługę procedur egzekucyjnych i komorniczych w zakresie dokumentów fakturowych.

Ostatnią kategorią są inne podmioty wskazane przez osoby fizyczne już korzystające z KSeF, pod warunkiem że prawo do wskazywania wynika z wcześniej nadanych uprawnień. Ta hierarchiczna struktura uprawnień pozwala na tworzenie złożonych struktur dostępu, dostosowanych do potrzeb różnych organizacji i sposobów prowadzenia działalności gospodarczej.

System weryfikacji uprawnień działa w czasie rzeczywistym, sprawdzając przy każdym logowaniu aktualność i ważność nadanych uprawnień. Użytkownicy muszą pamiętać o konieczności utrzymania ważności swoich uprawnień oraz o obowiązku niezwłocznego zgłaszania wszelkich zmian, które mogą wpływać na ich status w systemie.

Proces wystawiania faktury ustrukturyzowanej

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF wymaga wcześniejszej rejestracji podatnika w systemie oraz uwierzytelnienia zgodnie z obowiązującymi procedurami. Po pomyślnym zalogowaniu przedsiębiorca uzyskuje dostęp do funkcjonalności wystawiania faktur zgodnie z ujednoliconym standardem struktury dokumentu. Proces ten został zaprojektowany tak, aby być intuicyjny dla użytkowników, jednocześnie zapewniając wysoką jakość i standardyzację wystawianych dokumentów.

Kluczowym aspektem funkcjonowania systemu do końca stycznia 2026 roku jest wymóg akceptacji odbiorcy faktury. Zgodnie z przepisami, otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga zgody odbiorcy. Po tym terminie sytuacja ulegnie zmianie i akceptacja nie będzie już wymagana, co znacznie uprasci proces wystawiania i otrzymywania faktur elektronicznych.

Obecnie przedsiębiorcy muszą uwzględniać dwa różne scenariusze przekazywania faktur ustrukturyzowanych odbiorcom. Pierwszy scenariusz dotyczy sytuacji, gdy odbiorca zaakceptował możliwość otrzymywania faktur przez system KSeF. W takim przypadku sprzedawca może bezpośrednio wysłać fakturę ustrukturyzowaną przez system, a odbiorca otrzyma do niej dostęp po uwierzytelnieniu się w platformie.

1. Zarejestruj się w systemie KSeF i przejdź proces uwierzytelnienia
2. Sprawdź status odbiorcy faktury w zakresie akceptacji otrzymywania dokumentów przez KSeF
3. Wprowadź dane faktury zgodnie z wymaganą strukturą dokumentu
4. Zweryfikuj poprawność wprowadzonych informacji przed zatwierdzeniem
5. Zatwierdź wystawienie faktury i poczekaj na przydzielenie numeru identyfikacyjnego
6. W przypadku akceptacji odbiorcy - faktura zostanie automatycznie udostępniona w systemie
7. W przypadku braku akceptacji - pobierz fakturę i przekaż ją w uzgodnionej formie

Nawet gdy odbiorca nie wyrazi zgody na otrzymywanie faktur przez system KSeF, ale jest zarejestrowany w systemie, może odnaleźć wystawioną dla niego fakturę na podstawie określonych danych identyfikacyjnych. Do wyszukania faktury potrzebne są: numer identyfikujący fakturę w KSeF, numer faktury, NIP odbiorcy lub sprzedawcy, imię i nazwisko lub nazwa nabywcy, oraz kwota należności ogółem. Ta funkcjonalność zapewnia dodatkowe bezpieczeństwo i możliwość weryfikacji dokumentów.

Zasady odliczania VAT od faktur ustrukturyzowanych

Podstawowe prawo do odliczenia podatku VAT przysługuje czynnym podatnikom tego podatku w odniesieniu do nabytych towarów lub usług, które będą wykorzystywane w działalności gospodarczej. Warunkiem skorzystania z tego prawa jest przeznaczenie nabytych towarów lub usług na sprzedaż opodatkowaną VAT, całkowicie lub częściowo. Towary i usługi nie mogą być przeznaczone wyłącznie na sprzedaż zwolnioną z VAT ani na użytek prywatny przedsiębiorcy.

Moment powstania prawa do odliczenia VAT jest ściśle określony przepisami i wiąże się z powstaniem obowiązku podatkowego u sprzedawcy. Nabywca może zrealizować prawo do odliczenia podatku VAT w rozliczeniu za okres, w którym dla nabytych towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy. Oznacza to konieczność weryfikacji przez nabywcę, czy obowiązek podatkowy już powstał, ponieważ nie można odliczyć VAT wcześniej niż w odpowiednim okresie rozliczeniowym.

Drugim kluczowym warunkiem realizacji prawa do odliczenia jest posiadanie przez nabywcę odpowiedniej faktury lub dokumentu celnego. Prawo do odliczenia może być zrealizowane nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym nabywca otrzymał fakturę dokumentującą transakcję. W przypadku faktur tradycyjnych moment otrzymania jest zazwyczaj jasno określony, jednak faktury ustrukturyzowane wprowadzają nowe zasady w tym zakresie.

Moment przydzielenia numeru identyfikującego fakturę w systemie KSeF staje się jednocześnie momentem otrzymania faktury ustrukturyzowanej przez odbiorcę, pod warunkiem że wyraził on zgodę na otrzymywanie faktur w systemie. W takim przypadku nabywca uzyskuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktury ustrukturyzowanej w rozliczeniu za miesiąc, w którym system przydzielił numer identyfikacyjny.

W sytuacji gdy nabywca nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przez KSeF i otrzymał fakturę w innej formie (na przykład pocztą elektroniczną od sprzedawcy), realizacja prawa do odliczenia VAT następuje na zasadach ogólnych. Oznacza to, że momentem otrzymania faktury jest dzień jej faktycznego dostarczenia w uzgodnionej formie, a nie dzień przydzielenia numeru w systemie KSeF.

Faktury korygujące ustrukturyzowane

Wystawianie faktur korygujących w systemie KSeF podlega szczególnym zasadom, które zapewniają spójność i integralność dokumentów elektronicznych w ramach jednego systemu. Podstawowa reguła stanowi, że jeżeli sprzedawca wystawił fakturę ustrukturyzowaną w systemie KSeF i powstał obowiązek wystawienia faktury korygującej, to również ta faktura korygująca musi być wystawiona jako ustrukturyzowana w tym samym systemie.

Ta zasada ma fundamentalne znaczenie dla utrzymania ciągłości dokumentacji elektronicznej i zapewnienia pełnej kontroli nad procesem korygowania transakcji. Oznacza to, że przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na wykorzystanie systemu KSeF do wystawienia pierwotnej faktury, są zobowiązani do kontynuowania tego procesu również w przypadku konieczności dokonania korekty.

Sprzedawca wystawił 1 marca 2025 roku fakturę ustrukturyzowaną poprzez system KSeF dokumentującą sprzedaż akcesoriów samochodowych nabywcy będącemu podatnikiem VAT. Po dwóch tygodniach, w wyniku wspólnych uzgodnień, sprzedawca zgodził się udzielić rabat nabywcy. W takiej sytuacji sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę korygującą ustrukturyzowaną w systemie KSeF, a nabywca ujmuje tę fakturę korygującą w rozliczeniu za okres, w którym ją otrzymał w systemie.

Faktury korygujące ustrukturyzowane muszą zawierać wszystkie podstawowe elementy standardowej faktury korygującej, ale dodatkowo wymagają zamieszczenia numeru identyfikującego w KSeF fakturę ustrukturyzowaną, której dotyczy korekta. Ten wymóg zapewnia jednoznaczne powiązanie dokumentu korygującego z dokumentem pierwotnym w ramach systemu elektronicznego.

W przypadku korekt zmniejszających wartość transakcji (korekty in minus), nabywca ma obowiązek ująć fakturę korygującą w JPK_V7 w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą w systemie KSeF. Ta zasada zapewnia synchronizację rozliczeń między sprzedawcą a nabywcą oraz prawidłowe odzwierciedlenie korekty w dokumentacji podatkowej obu stron transakcji.

Proces wystawiania faktury korygującej ustrukturyzowanej przebiega podobnie do wystawiania faktury pierwotnej, z tym że system automatycznie weryfikuje powiązanie z dokumentem pierwotnym na podstawie numeru identyfikacyjnego. Użytkownik musi wskazać, której faktury dotyczy korekta, oraz określić zakres i charakter wprowadzanych zmian.

Zmiany planowane od lutego 2026 roku

Począwszy od 1 lutego 2026 roku, w funkcjonowaniu Krajowego Systemu e-Faktur nastąpią istotne zmiany, które znacząco wpłyną na sposób korzystania z tej platformy przez przedsiębiorców. Najważniejszą zmianą będzie wprowadzenie obowiązkowego charakteru systemu dla określonej grupy podmiotów, co oznacza przejście z obecnego modelu dobrowolnego na model mieszany.

Obowiązek korzystania z KSeF będzie dotyczył dużych podmiotów, które w roku 2024 przekroczyły próg obrotu wynoszący 200 milionów złotych. Ta grupa przedsiębiorców będzie zobligowana do wystawiania wszystkich faktur wyłącznie przez system KSeF, co ma na celu zapewnienie większej kontroli nad obrotami gospodarczymi największych uczestników rynku.

Równie istotną zmianą będzie zniesienie wymogu akceptacji odbiorcy faktury dla otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Od lutego 2026 roku każdy przedsiębiorca będzie zobligowany do pobierania faktur, które zostały wystawione przez sprzedawcę w systemie KSeF, niezależnie od wcześniejszej deklaracji zgody na otrzymywanie takich dokumentów.

Te zmiany będą miały daleko idące konsekwencje dla całego ekosystemu fakturowania elektronicznego w Polsce. Przedsiębiorcy, którzy dotychczas nie korzystali z systemu KSeF, będą musieli zainwestować w odpowiednie rozwiązania techniczne lub dostosować swoje obecne systemy księgowe do współpracy z platformą rządową.

• Obowiązkowe korzystanie z KSeF dla podmiotów z obrotem powyżej 200 mln zł w 2024 roku
• Zniesienie wymogu akceptacji odbiorcy dla otrzymywania faktur ustrukturyzowanych
• Konieczność pobierania wszystkich faktur wystawionych w KSeF przez innych przedsiębiorców
• Potrzeba dostosowania systemów księgowych do automatycznego importu z KSeF
• Zwiększenie kontroli skarbowej nad obrotami największych podmiotów gospodarczych

Import faktur kosztowych z systemu KSeF

Proces importowania faktur kosztowych z Krajowego Systemu e-Faktur do systemów księgowych przedsiębiorstw wymaga odpowiedniego przygotowania technicznego i organizacyjnego. Nowoczesne systemy księgowe oferują różne sposoby integracji z platformą KSeF, umożliwiające automatyzację procesu pobierania i księgowania dokumentów kosztowych otrzymywanych od kontrahentów.

Podstawowym krokiem jest włączenie integracji z systemem KSeF w używanym oprogramowaniu księgowym. Ten proces zazwyczaj wymaga jednorazowej konfiguracji, podczas której system księgowy zostaje połączony z platformą KSeF poprzez odpowiednie interfejsy programistyczne. Konfiguracja obejmuje uwierzytelnienie dostępu oraz określenie parametrów synchronizacji dokumentów.

Po włączeniu integracji użytkownicy otrzymują dostęp do funkcjonalności pobierania dokumentów kosztowych bezpośrednio z systemu KSeF. Proces ten może być realizowany na żądanie użytkownika lub w trybie automatycznym, zgodnie z ustalonymi parametrami. Pobrane faktury są zazwyczaj importowane jako wersje robocze, co umożliwia ich weryfikację i odpowiednie skategoryzowanie przed ostatecznym zaakceptowaniem.

Podczas importu faktur system księgowy automatycznie pobiera wszystkie niezbędne dane z dokumentów ustrukturyzowanych, takie jak dane kontrahenta, pozycje fakturowe, kwoty netto i brutto, stawki VAT oraz inne informacje wymagane do prawidłowego księgowania. Dzięki ujednoliconej strukturze faktur w KSeF, proces ten przebiega sprawnie i minimalizuje ryzyko błędów wynikających z różnych formatów dokumentów.

Po zaimportowaniu faktury kosztowe wymagają zaakceptowania przez użytkownika, który musi wskazać odpowiedni rodzaj wydatku oraz zweryfikować poprawność automatycznie przypisanych kont księgowych. Ten etap kontroli jest kluczowy dla zapewnienia prawidłowości ewidencji księgowej i zgodności z przyjętym planem kont w przedsiębiorstwie.

Najczęstsze pytania

Tak, możesz odliczyć VAT niezależnie od wyrażenia zgody na otrzymywanie faktur przez KSeF. Jeśli nie wyraziłeś zgody, sprzedawca może wystawić fakturę w systemie i przekazać ją Ci w innej formie (mailem lub pocztą). Prawo do odliczenia VAT realizujesz zgodnie z ogólnymi zasadami, czyli w rozliczeniu za okres, w którym faktycznie otrzymałeś dokument.

Jeśli wyraziłeś zgodę na otrzymywanie faktur przez KSeF, możesz odliczyć VAT w rozliczeniu za miesiąc, w którym system przydzielił fakturze numer identyfikacyjny. To moment uznawany za otrzymanie faktury ustrukturyzowanej. Nie musisz czekać na fizyczne pobranie dokumentu z systemu.

Jeśli faktura pierwotna została wystawiona w KSeF, to faktura korygująca również musi być wystawiona jako ustrukturyzowana w tym samym systemie. Sprzedawca ma obowiązek zachować spójność dokumentacji elektronicznej i nie może wystawić faktury korygującej poza systemem KSeF.

Tak, od 1 lutego 2026 roku zostanie zniesiony wymóg akceptacji odbiorcy faktury. Oznacza to, że będziesz zobligowany do pobierania wszystkich faktur, które sprzedawcy wystawią dla Ciebie w systemie KSeF, niezależnie od wcześniejszych deklaracji dotyczących zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych.

Nawet bez wyrażenia zgody na otrzymywanie faktur przez KSeF, możesz odnaleźć wystawioną dla Ciebie fakturę w systemie, jeśli jesteś w nim zarejestrowany. Potrzebujesz do tego numeru identyfikującego fakturę w KSeF, numeru faktury, NIP-u odbiorcy lub sprzedawcy, nazwy nabywcy oraz kwoty należności ogółem.

Nie, w systemie KSeF nie ma możliwości wystawiania not korygujących. Jedyną dostępną opcją korekty jest wystawienie faktury korygującej ustrukturyzowanej, która musi zawierać numer identyfikujący w KSeF fakturę pierwotną, której dotyczy korekta.