Nieodebranie towaru przez klienta - czy wystawiać drugi paragon

Nieodebranie towaru przez klienta - czy wystawiać drugi paragon fiskalny

Sprzedaż towarów osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej wiąże się z szeregiem obowiązków dokumentacyjnych. Jednym z najważniejszych jest konieczność wystawienia paragonu fiskalnego lub faktury dla każdej transakcji. Problem pojawia się jednak w sytuacjach, gdy klient nie odbiera zamówionego towaru, a następnie prosi o ponowną wysyłkę. Czy taka sytuacja wymaga wystawienia drugiego dokumentu sprzedaży?

Zagadnienie to budzi wiele wątpliwości wśród przedsiębiorców, szczególnie tych prowadzących sprzedaż internetową z dostawą kurierską. Nieprawidłowe dokumentowanie takich zdarzeń może prowadzić do problemów z organami podatkowymi i naruszenia przepisów o prowadzeniu kas fiskalnych. Dlatego tak ważne jest zrozumienie mechanizmów prawnych regulujących te kwestie.

W praktyce gospodarczej nieodebranie towaru przez klienta nie jest rzadkością. Może wynikać z różnych przyczyn - od zmiany decyzji kupującego, przez jego nieobecność w momencie dostawy, aż po problemy z komunikacją. Niezależnie od przyczyny, sprzedawca musi wiedzieć, jak prawidłowo udokumentować całą sekwencję zdarzeń, aby zachować zgodność z przepisami podatkowymi.

Podstawy prawne dokumentowania sprzedaży paragonowej

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Ten obowiązek wynika wprost z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT i stanowi podstawę całego systemu dokumentowania sprzedaży detalicznej.

Dodatkowo, zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są zobligowani do wystawienia i wydania nabywcy paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży. Dokument ten może być wydany w postaci papierowej lub, za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej.

Elektroniczne paragon mogą być przesyłane w sposób uzgodniony z nabywcą, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. System ten pośredniczy przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej bez konieczności podawania danych osobowych nabywcy.

Kluczowe znaczenie ma definicja sprzedaży zawarta w art. 2 pkt 22 ustawy o VAT. Sprzedaż oznacza odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. W konsekwencji przez pojęcie sprzedaży rozumie się między innymi dostawę towarów.

Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy o VAT przez dostawę towarów rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel. Pojęcie "rozporządzania towarami jak właściciel" należy interpretować szeroko, w oderwaniu od ścisłego rozumienia tego terminu w prawie cywilnym. Podstawowe znaczenie dla opodatkowania podatkiem od towarów i usług ma aspekt ekonomiczny, sprowadzający się do faktycznej możliwości dysponowania towarem.

Moment powstania obowiązku podatkowego przy wysyłce towaru

Według art. 19a ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów. W kontekście sprzedaży z wysyłką kurierską szczególne znaczenie ma orzecznictwo sądów administracyjnych, które precyzuje moment powstania tego obowiązku.

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z dnia 12 września 2023 roku (sygn. I SA/Łd 191/23) jednoznacznie stwierdza, że w sytuacji gdy towar jest wysyłany do nabywcy przez kuriera za pobraniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru kurierowi. To orzeczenie ma fundamentalne znaczenie dla praktyki dokumentowania sprzedaży z dostawą.

Oznacza to, że sprzedawca w momencie wysyłki towaru powinien rozpoznać obowiązek podatkowy z tytułu dostawy towaru i udokumentować taką sprzedaż paragonem fiskalnym. Kluczowe jest zrozumienie, że okolicznością generującą obowiązek podatkowy nie jest fakt odbioru towaru przez kupującego, lecz sam moment przekazania przesyłki kurierowi.

W konsekwencji podatnik nie powinien czekać z wystawieniem paragonu do momentu uzyskania potwierdzenia odbioru towaru przez ostatecznego nabywcę. Takie podejście byłoby niezgodne z przepisami podatkowymi i mogłoby skutkować naruszeniem obowiązków wynikających z ustawy o VAT.

Ta zasada ma praktyczne konsekwencje dla przedsiębiorców prowadzących sprzedaż internetową. Każda wysyłka towaru musi być udokumentowana paragonem fiskalnym już w momencie przekazania przesyłki kurierowi, niezależnie od dalszych losów tej przesyłki. Dopiero ewentualne nieodebranie towaru przez klienta może być podstawą do dokonania korekty sprzedaży.

Zasady prowadzenia kas fiskalnych i ewidencji sprzedaży

Na podatniku spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania prowadzonych transakcji w urządzeniach księgowych w sposób odzwierciedlający ich faktyczny przebieg. Prowadzone urządzenia księgowe powinny w sposób rzetelny przedstawiać przebieg zaistniałych zdarzeń związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Szczególnie istotne jest to, aby ewidencja zawierała dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty zapisów w prowadzonych wcześniej ewidencjach. Ten wymóg ma fundamentalne znaczenie w kontekście nieodebranych przez klientów towarów i późniejszych korekt sprzedaży.

Na gruncie przepisów regulujących zasady prowadzenia kas fiskalnych należy zwrócić uwagę na treść § 3 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Zgodnie z tymi przepisami podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, przy czym nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług w samej kasie fiskalnej.

Konstrukcja kas fiskalnych ma charakter zabezpieczający przed manipulacjami. Podmiotom wykonującym serwis techniczny kas rejestrujących również nie wolno ingerować w pamięć fiskalną. Korekta danej transakcji, czyli treści paragonu fiskalnego, jest możliwa jedynie przed wydrukowaniem paragonu, czyli przed zapisaniem danych w pamięci fiskalnej.

Zakaz ingerencji w pamięć fiskalną nie oznacza jednak zakazu korekty samej transakcji sprzedaży. To dokumentacja kasowa transakcji nie podlega korekcie, a nie sama transakcja sprzedaży. Ta różnica ma kluczowe znaczenie dla zrozumienia mechanizmu korekt w przypadku nieodebranych towarów.

Procedura korekty sprzedaży przy nieodebraniu towaru

Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji. Ta ewidencja musi zawierać szczegółowe informacje o charakterze korekty.

Ewidencja zwrotów musi zawierać następujące elementy:

1. Datę pierwotnej sprzedaży towaru
2. Nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną identyfikację
3. Termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji
4. Wartość brutto zwracanego towaru oraz wysokość podatku należnego
5. Dokument potwierdzający pierwotną sprzedaż z numerem paragonu
6. Protokół przyjęcia zwrotu towaru podpisany przez sprzedawcę i nabywcę

W przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży konieczne jest podanie pełnej wartości brutto zwracanego towaru oraz odpowiadającej jej wysokości podatku należnego. Gdy zwrot dotyczy tylko części należności, należy wskazać zwracaną kwotę brutto oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego.

Alternatywą dla protokołu przyjęcia zwrotu towaru podpisanego przez sprzedawcę i nabywcę może być notatka służbowa lub protokół sporządzony przez osobę sprawdzającą. Te dokumenty mają na celu potwierdzenie faktycznego zwrotu towaru i uzasadnienie dokonania korekty w ewidencji sprzedaży.

Korekty przy dokumentowaniu sprzedaży fakturami

W przypadku gdy sprzedaż jest dokumentowana fakturą, co jest dopuszczalne na mocy art. 106h ustawy o VAT, należy odnieść się do przepisów art. 106j ustawy o VAT. Zgodnie z ust. 1 pkt 3 tego artykułu, w przypadku gdy po wystawieniu faktury dokonano zwrotu podatnikowi towarów, podatnik wystawia fakturę korygującą.

Faktura korygująca musi zawierać określone elementy wskazane w art. 106j ust. 2 ustawy o VAT. Przede wszystkim musi posiadać numer kolejny oraz datę jej wystawienia, co pozwala na jednoznaczną identyfikację dokumentu korygującego w ewidencji podatnika.

Istotnym elementem faktury korygującej jest numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy korekta. Wymóg ten nie dotyczy faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w tym systemie.

Faktura korygująca musi również zawierać dane zawarte w pierwotnej fakturze, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-5 ustawy o VAT, oraz nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą. Te informacje pozwalają na powiązanie dokumentu korygującego z pierwotną transakcją.

W przypadkach innych niż zmiana podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego, faktura korygująca powinna zawierać prawidłową treść korygowanych pozycji. Ta regulacja pozwala na korygowanie również innych elementów faktury, które mogły zostać błędnie wskazane w pierwotnym dokumencie.

• Faktura korygująca musi mieć numer kolejny i datę wystawienia
• Wymaga podania numeru identyfikującego w Krajowym Systemie e-Faktur
• Musi zawierać dane z pierwotnej faktury oraz nazwę towaru objętego korektą
• Konieczne jest wskazanie kwoty korekty podstawy opodatkowania i podatku
• W innych przypadkach należy podać prawidłową treść korygowanych pozycji

Praktyczne zastosowanie - analiza przypadku

Rozważmy praktyczny przykład sytuacji, gdy klient nie odbiera towaru, a następnie prosi o ponowną wysyłkę. Pani Ilona dokonała sprzedaży towaru na rzecz konsumenta z Polski. Towar został doręczony przez kuriera, a przesyłka zawierała wydrukowany paragon fiskalny dokumentujący sprzedaż.

W momencie przekazania towaru kurierowi pani Ilona prawidłowo wystawiła paragon fiskalny, ponieważ zgodnie z orzecznictwem sądowym obowiązek podatkowy powstał już w tym momencie. Fakt, że kupujący ostatecznie nie odebrał towaru, nie ma wpływu na prawidłowość wystawienia pierwotnego dokumentu sprzedaży.

Gdy kupujący nie odebrał towaru i został on zwrócony do pani Ilony, doszło do sytuacji wymagającej korekty sprzedaży. Niepodjęcie przez kupującego przesyłki oznacza, że faktycznie nie doszło do finalizacji transakcji sprzedaży w rozumieniu ekonomicznym, mimo że obowiązek podatkowy powstał wcześniej.

W takiej sytuacji pani Ilona powinna dokonać korekty sprzedaży w ewidencji zwrotów zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Zwrot nieodebranego przez kupującego towaru oznacza konieczność anulowania pierwotnej sprzedaży poprzez odpowiednie udokumentowanie tego zdarzenia.

Po kilku dniach kupujący zadzwonił do pani Ilony z prośbą o ponowną wysyłkę tego samego towaru. W tej sytuacji powstaje pytanie, czy ponowna wysyłka wymaga wystawienia nowego paragonu fiskalnego. Odpowiedź na to pytanie wynika z zasad określających moment powstania obowiązku podatkowego.

Przykład praktyczny: Pani Ilona sprzedała laptop za 3000 złotych. Po pierwszej wysyłce klient nie odebrał towaru, więc dokonała korekty w ewidencji zwrotów. Gdy klient poprosił o ponowną wysyłkę, musiała wystawić nowy paragon fiskalny, ponieważ ponowna wysyłka oznacza powstanie nowego obowiązku podatkowego z chwilą przekazania towaru kurierowi.

Obowiązek wystawienia drugiego paragonu przy ponownej wysyłce

W przypadku ponownej wysyłki towaru dochodzi do nowej dostawy, co oznacza powstanie obowiązku podatkowego zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT. Ponowne przekazanie towaru kurierowi stanowi moment powstania nowego obowiązku podatkowego, niezależnie od tego, że dotyczy to tego samego towaru, który był już wcześniej wysyłany.

Zwrot nieodebranego przez kupującego towaru i dokonanie korekty pierwotnej sprzedaży w ewidencji zwrotów oznacza, że z punktu widzenia prawnego i podatkowego pierwsza transakcja została anulowana. W konsekwencji ponowna wysyłka tego samego towaru stanowi nową, odrębną transakcję sprzedaży.

Jeżeli dochodzi do ponownej wysyłki towaru i ponownego powstania obowiązku podatkowego, konieczne staje się wystawienie nowego paragonu lub faktury. Nie można w tym przypadku odwoływać się do pierwotnego dokumentu sprzedaży, który został już skorygowany w ewidencji zwrotów.

Ta zasada ma swoje uzasadnienie w konstrukcji systemu podatkowego, który wymaga dokumentowania każdego zdarzenia gospodarczego powodującego powstanie obowiązku podatkowego. Ponowna wysyłka towaru, mimo że dotyczy tego samego produktu, stanowi nowe zdarzenie gospodarcze wymagające odrębnego udokumentowania.

Praktyczne konsekwencje tej zasady są jednoznaczne. Przedsiębiorca, który ponownie wysyła towar po jego wcześniejszym nieodebraniu przez klienta, musi:

1. Dokonać korekty pierwotnej sprzedaży w ewidencji zwrotów
2. Wystawić nowy paragon fiskalny przy ponownej wysyłce
3. Odpowiednio udokumentować obie czynności w prowadzonej ewidencji
4. Zachować dokumenty potwierdzające zwrot towaru
5. Zapewnić możliwość identyfikacji związku między obiema transakcjami

Dokumentowanie całego procesu w ewidencji

Prawidłowe udokumentowanie całego procesu nieodebrania towaru i ponownej wysyłki wymaga systematycznego podejścia do prowadzenia ewidencji. Przedsiębiorca musi zapewnić, że wszystkie zdarzenia gospodarcze zostaną odpowiednio odnotowane i udokumentowane.

Pierwszym krokiem jest wystawienie paragonu fiskalnego przy pierwotnej wysyłce towaru. Ten dokument powstaje zgodnie z ogólnymi zasadami dokumentowania sprzedaży i nie różni się od standardowych transakcji. Paragon musi zawierać wszystkie wymagane elementy i być wystawiony z chwilą przekazania towaru kurierowi.

Gdy towar zostanie zwrócony z powodu nieodebrania przez klienta, konieczne jest dokonanie odpowiednich zapisów w ewidencji zwrotów. Ewidencja ta musi zawierać wszystkie elementy wymagane przepisami, w tym datę pierwotnej sprzedaży, nazwę towaru, termin zwrotu, wartość brutto oraz numer pierwotnego paragonu.

Kluczowym elementem jest sporządzenie protokołu przyjęcia zwrotu towaru lub notatki służbowej potwierdzającej nieodebranie przesyłki przez klienta. Dokument ten stanowi podstawę do dokonania korekty w ewidencji i musi jednoznacznie wskazywać przyczynę zwrotu.

W momencie ponownej wysyłki towaru przedsiębiorca wystawia nowy paragon fiskalny, który dokumentuje nową dostawę. Ten paragon powinien być wystawiony zgodnie ze standardowymi procedurami, ale w ewidencji wewnętrznej warto odnotować związek z wcześniejszą transakcją dla zachowania przejrzystości dokumentacji.

• Wystawienie paragonu przy pierwotnej wysyłce towaru
• Dokonanie zapisów w ewidencji zwrotów po nieodebraniu
• Sporządzenie protokołu przyjęcia zwrotu lub notatki służbowej
• Wystawienie nowego paragonu przy ponownej wysyłce
• Zapewnienie możliwości powiązania obu transakcji w ewidencji

Najczęstsze pytania

Tak, zgodnie z orzecznictwem sądowym obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru kurierowi, a nie w momencie odbioru przez klienta. Dlatego paragon fiskalny należy wystawić już przy przekazaniu przesyłki kurierowi.

Należy dokonać korekty sprzedaży w odrębnej ewidencji zwrotów zgodnie z przepisami rozporządzenia o kasach fiskalnych. Ewidencja musi zawierać wszystkie wymagane elementy, w tym datę sprzedaży, nazwę towaru, termin zwrotu i protokół przyjęcia zwrotu.

Tak, ponowna wysyłka towaru stanowi nową dostawę powodującą powstanie obowiązku podatkowego. Dlatego konieczne jest wystawienie nowego paragonu fiskalnego dokumentującego tę dostawę, niezależnie od wcześniejszej korekty.

Konieczne jest sporządzenie protokołu przyjęcia zwrotu towaru podpisanego przez sprzedawcę i nabywcę, alternatywnie notatki służbowej lub protokołu osoby sprawdzającej. Dokument ten stanowi podstawę do korekty w ewidencji.

Nie, ponieważ pierwotny paragon został już skorygowany w ewidencji zwrotów. Ponowna wysyłka wymaga wystawienia nowego paragonu fiskalnego, gdyż stanowi odrębną transakcję sprzedaży z punktu widzenia przepisów podatkowych.