Jak wypełnić formularz ZUS ZUA - kompletny przewodnik 2025

Formularz ZUS ZUA stanowi podstawowy dokument służący zgłaszaniu pracowników do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w polskim systemie ubezpieczeniowym. Każdy pracodawca, który zatrudnia nowych pracowników lub wprowadza zmiany w danych już zgłoszonych osób, musi prawidłowo wypełnić ten formularz. Nieprawidłowe wypełnienie może skutkować odmową przyjęcia dokumentu przez ZUS lub problemami z rozliczeniem składek.

Formularz ZUS ZUA służy do zgłaszania osób do ubezpieczeń z określonego tytułu ubezpieczenia, z wyjątkiem osób przebywających na urlopie wychowawczym lub pobierających zasiłek macierzyński. Dokument ten wykorzystuje się również do wprowadzania zmian lub korekt danych dotyczących osoby ubezpieczonej, które zostały wcześniej zgłoszone na tym samym formularzu.

Podstawowe informacje o formularzu ZUS ZUA

Formularz ZUS ZUA składa się z kilkunastu sekcji, które systematycznie zbierają wszystkie niezbędne informacje o płatniku składek oraz osobie zgłaszanej do ubezpieczeń. Każda sekcja ma określone zasady wypełniania, które muszą być ściśle przestrzegane, aby dokument został przyjęty przez ZUS.

Płatnik składek wypełnia formularz ZUS ZUA w trzech głównych sytuacjach. Po pierwsze, podczas pierwszorazowego zgłoszenia ubezpieczonego z danego tytułu do ubezpieczeń. Po drugie, przy zgłaszaniu zmian danych osoby ubezpieczonej, które uległy faktycznej zmianie w stosunku do wcześniej zgłoszonych informacji. Po trzecie, podczas zgłaszania korekty danych, gdy trzeba poprawić błędy popełnione we wcześniej złożonym zgłoszeniu.

Dane organizacyjne w formularzu ZUS ZUA

Sekcja danych organizacyjnych wymaga szczególnej uwagi, ponieważ musi być wypełniona jednoznacznie. Oznacza to, że może być wypełnione tylko jedno z dostępnych pól, w zależności od celu składania formularza.

W przypadku pierwszorazowego zgłoszenia ubezpieczonego z danego tytułu do ubezpieczeń, w polu 01 należy wpisać X. Ta opcja dotyczy sytuacji, gdy pracownik po raz pierwszy zostaje zgłoszony do ubezpieczeń z określonego tytułu ubezpieczenia.

Gdy formularz służy do zgłoszenia zmiany lub korekty danych podanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu ubezpieczonego z danym kodem tytułu ubezpieczenia, w polu 02 należy wpisać odpowiednią cyfrę. Cyfra 1 oznacza zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej, natomiast cyfra 2 oznacza zgłoszenie korekty danych osoby ubezpieczonej.

Dane identyfikacyjne płatnika składek

Część druga formularza ZUS ZUA zawiera dane identyfikacyjne płatnika składek, które muszą być wypełnione ze szczególną starannością. Wszystkie informacje powinny być zgodne z danymi podanymi w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA, ZUS ZFA lub we wniosku CEIDG-1.

W przypadku wprowadzania zmian lub korekt danych identyfikacyjnych płatnika składek, należy kierować się danymi podanymi w bloku III dokumentu ZUS ZIPA lub wniosku CEIDG-1. Konsekwentność danych we wszystkich dokumentach ZUS jest kluczowa dla prawidłowego funkcjonowania systemu ubezpieczeniowego.

Wypełnianie danych identyfikacyjnych płatnika składek obejmuje następujące elementy:

1. Wpisanie numeru NIP bez oddzielania kreskami poszczególnych członów
2. Podanie numeru REGON w odpowiednim formacie
3. Uzupełnienie numeru PESEL systemu Ewidencji Ludności
4. Wypełnienie pól alternatywnych w przypadku braku numerów identyfikacyjnych
5. Wpisanie nazwy skróconej płatnika zgodnej ze zgłoszeniem płatnika składek

Płatnicy składek będący osobami fizycznymi wypełniają dodatkowo pola od 07 do 09. W polu 07 wpisuje się nazwisko płatnika składek, oddzielając poszczególne człony nazwiska kreską. Pole 08 służy do wpisania pierwszego imienia płatnika składek, natomiast w polu 09 podaje się datę urodzenia w formacie dzień/miesiąc/rok.

Dane identyfikacyjne osoby zgłaszanej do ubezpieczeń

Sekcja trzecia formularza ZUS ZUA dotyczy danych identyfikacyjnych osoby zgłaszanej do ubezpieczeń i wymaga wyjątkowej precyzji. Na podstawie informacji zawartych w tym zgłoszeniu ZUS zakłada ubezpieczonemu indywidualne konto, dlatego wszystkie dane muszą być wpisane prawidłowo i czytelnie.

Najważniejszym elementem tej sekcji jest numer PESEL osoby zgłaszanej do ubezpieczenia, który wpisuje się w polu 01, o ile został nadany. Numer PESEL jest nadawany obywatelom polskim w momencie zameldowania na pobyt stały lub czasowy trwający ponad 3 miesiące, a także gdy ubiegają się o wydanie dowodu osobistego.

Obywatel polski zatrudniony po raz pierwszy w firmie musi być zgłoszony do ubezpieczeń z podaniem numeru PESEL. Jeśli nie posiada numeru PESEL, pracodawca musi wypełnić pola dotyczące dokumentu tożsamości i podać serię oraz numer dowodu osobistego lub paszportu.

Cudzoziemcy również mogą otrzymać numer PESEL w związku z zameldowaniem na pobyt stały lub czasowy trwający ponad 3 miesiące. Numer PESEL nadaje się także obywatelom polskim i cudzoziemcom, którzy podlegają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Pozostałe pola w tej sekcji obejmują podstawowe dane osobowe. W polu 05 wpisuje się nazwisko osoby zgłaszanej do ubezpieczeń, w polu 06 pierwsze imię, a w polu 07 datę urodzenia w formacie dzień/miesiąc/rok. Pole 02 pozostaje niewypełnione zgodnie z aktualnymi przepisami.

Dane ewidencyjne osoby zgłaszanej

Czwarta sekcja formularza ZUS ZUA zawiera dodatkowe dane ewidencyjne osoby zgłaszanej do ubezpieczeń, które uzupełniają informacje identyfikacyjne. Te dane służą do pełnej identyfikacji ubezpieczonego w systemie ZUS i mogą być wykorzystywane w przypadku konieczności weryfikacji tożsamości.

W polu 01 wpisuje się drugie imię osoby zgłaszanej do ubezpieczeń. Jeżeli osoba nie posiada drugiego imienia, pole pozostawia się niewypełnione. Pole 02 służy do wpisania nazwiska rodowego podanego w metryce urodzenia, co może być istotne w przypadku osób, które zmieniły nazwisko po ślubie.

• Drugie imię wpisuje się tylko gdy osoba je posiada
• Nazwisko rodowe musi być zgodne z metryką urodzenia
• Obywatelstwo podaje się tylko jeśli inne niż polskie
• Płeć oznacza się literami K lub M

Pole 03 dotyczy obywatelstwa osoby zgłaszanej. Niewypełnienie tego pola oznacza automatycznie, że osoba zgłaszana do ubezpieczeń ma obywatelstwo polskie. W przypadku obywatelstwa innego niż polskie, należy wpisać odpowiednie oznaczenie kraju.

Tytuł ubezpieczenia w formularzu ZUS ZUA

Sekcja piąta formularza dotyczy tytułu ubezpieczenia i ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego rozliczenia składek. Informacje podane w tym bloku służą do gromadzenia na koncie ubezpieczonego danych o przebiegu ubezpieczenia i weryfikacji schematu podlegania poszczególnym ubezpieczeniom.

W polu 01 wpisuje się obowiązujący w danym okresie sześcioznakowy kod tytułu ubezpieczenia. Kod ten musi być zgodny z aktualną klasyfikacją kodów tytułów ubezpieczenia obowiązującą w ZUS. Na podstawie podanego kodu weryfikowany jest schemat podlegania ubezpieczeniom oraz kod podany w imiennym raporcie miesięcznym złożonym za danego ubezpieczonego.

Obowiązkowe ubezpieczenia społeczne

Sekcja szósta formularza ZUS ZUA dotyczy obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, którym podlegają osoby wymienione w odpowiednich artykułach ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Prawidłowe wypełnienie tej sekcji determinuje zakres ubezpieczenia pracownika.

W polu 01 wpisuje się datę, od której powstał obowiązek ubezpieczeń społecznych w formacie dzień/miesiąc/rok. Data ta musi być zgodna z momentem powstania stosunku prawnego będącego podstawą ubezpieczenia, na przykład z datą rozpoczęcia pracy na podstawie umowy o pracę.

Pola od 02 do 05 służą do zaznaczenia symbolem X rodzajów ubezpieczeń, którym osoba zgłaszana podlega obowiązkowo z podanego tytułu ubezpieczenia:

• Pole 02: ubezpieczenie emerytalne
• Pole 03: ubezpieczenie rentowe
• Pole 04: ubezpieczenie chorobowe
• Pole 05: ubezpieczenie wypadkowe

Obowiązkowe ubezpieczenie zdrowotne

Siódma sekcja formularza ZUS ZUA zawiera informacje o obowiązkowym ubezpieczeniu zdrowotnym. Ubezpieczenie to jest finansowane przez Narodowy Fundusz Zdrowia i zapewnia dostęp do świadczeń opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

W polu 01 wpisuje się datę, od której powstał obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego z podanego kodu tytułu ubezpieczenia w formacie dzień/miesiąc/rok. Data ta może być taka sama jak data powstania obowiązku ubezpieczeń społecznych lub różnić się w zależności od specyfiki tytułu ubezpieczenia.

Pole 02 służy do wpisania trzyznakowego kodu oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, do którego zgodnie z adresem zamieszkania należy osoba zgłaszana do ubezpieczeń. Kod ten determinuje, który oddział NFZ będzie odpowiedzialny za obsługę ubezpieczonego.

Dobrowolne ubezpieczenia społeczne

Ósma sekcja formularza dotyczy dobrowolnych ubezpieczeń społecznych, które mogą być wybrane przez osoby spełniające określone warunki. Dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają osoby wymienione w odpowiednich artykułach ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe może być wybrane przez osoby objęte obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi. Objęcie dobrowolnie ubezpieczeniami emerytalnym, rentowymi i chorobowym następuje od dnia wskazanego we wniosku o objęcie tymi ubezpieczeniami, nie wcześniej jednak niż od dnia złożenia wniosku.

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może zdecydować o dobrowolnym ubezpieczeniu chorobowym. W takim przypadku wypełnia sekcję dotyczącą dobrowolnych ubezpieczeń społecznych, zaznaczając odpowiednie pola i podając datę rozpoczęcia ubezpieczenia zgodną z jego wnioskiem.

Pola 01, 03 i 05 służą do wpisania symbolu X stosownie do rodzaju dobrowolnego ubezpieczenia. Pola 02, 04 i 06 służą do wpisania dat, od których osoba zgłaszana wnosi o objęcie dobrowolnymi ubezpieczeniami społecznymi w formacie dzień/miesiąc/rok.

Dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne

Dziewiąta sekcja formularza ZUS ZUA dotyczy dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego, które może być wybrane przez osoby spełniające kryteria określone w odpowiednich przepisach. Dobrowolnemu ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegają osoby wymienione w artykule 68 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

W polu 01 wpisuje się datę rozpoczęcia dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego w formacie dzień/miesic/rok. Data ta musi być zgodna z wnioskiem ubezpieczonego i nie może być wcześniejsza niż dzień złożenia odpowiedniego wniosku.

Pole 02 służy do wpisania trzyznakowego kodu oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, do którego zgodnie z adresem zamieszkania należy osoba zgłaszana do ubezpieczeń. Kod ten jest taki sam jak w przypadku obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego.

Inne dane o osobie zgłaszanej

Sekcja dziesiąta formularza ZUS ZUA zawiera dodatkowe informacje o osobie zgłaszanej do ubezpieczeń, które mają znaczenie dla określenia uprawnień i składek. Ta część wypełniana jest w celu zgłoszenia lub korekty danych dotyczących okresu sprzed 1 stycznia 2009 r. Dane za okres późniejszy wykazywane są w formularzu ZUS ZSWA.

Pole 01 dotyczy kodu zawodu, który należy uzupełniać w przypadku zgłoszeń, korekt i zmian deklaracji wysyłanych po 16 maja 2021 r. Podawany kod wykonywanego zawodu powinien być zgodny z klasyfikacją zawodów określoną rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 sierpnia 2014 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy.

Adres zameldowania na stałe miejsce pobytu

Sekcja jedenasta formularza zawiera szczegółowe informacje o adresie zameldowania osoby zgłaszanej na stałe miejsce pobytu. Prawidłowe wypełnienie tej sekcji jest kluczowe dla określenia właściwości terytorialnej ZUS oraz oddziału NFZ.

Wypełnianie adresu zameldowania wymaga uwagi na wzajemne wykluczanie się niektórych pól. Pola 01 i 08 nie mogą być wypełnione łącznie - pierwsze dotyczy polskiego kodu pocztowego, drugie adresu zagranicznego.

• Kod pocztowy wpisuje się bez kresek oddzielających
• Miejscowość zameldowania podaje się pełną nazwą
• Nazwa gminy lub dzielnicy dotyczy tylko adresów polskich
• Numer domu z literą pisze się bez przerwy, np. 113B
• Numer telefonu poprzedza się numerem kierunkowym

W polu 01 wpisuje się kod pocztowy, a w przypadku adresu zagranicznego pole to pozostaje puste. Pole 02 służy do wpisania miejscowości zameldowania na stałe miejsce pobytu. W polu 03 podaje się nazwę gminy lub dzielnicy, ale w przypadku adresu zagranicznego pole to pozostaje puste.

Adres zamieszkania i korespondencji

Sekcje dwunasta i trzynasta formularza ZUS ZUA dotyczą adresu zamieszkania oraz adresu do korespondencji. Te sekcje wypełnia się tylko w określonych sytuacjach, gdy adresy różnią się od adresu zameldowania na stałe miejsce pobytu.

Sekcję dotyczącą adresu zamieszkania wypełnia się wyłącznie wówczas, gdy adres zamieszkania jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu wskazany w sekcji jedenastej. Dane wypełnia się analogicznie do danych zawartych w sekcji dotyczącej adresu zameldowania.

Sekcja dotycząca adresu do korespondencji wypełniana jest tylko gdy osoba zgłaszana do ubezpieczeń wnioskuje o przekazywanie korespondencji na inny adres niż wskazany w poprzednich sekcjach. Dodatkowo w tej sekcji można podać adres poczty elektronicznej w polu 09.

Oświadczenia i podpisy

Końcowe sekcje formularza ZUS ZUA zawierają oświadczenia płatnika składek oraz osoby zgłaszanej do ubezpieczenia. Te sekcje mają charakter prawny i potwierdzają wiarygodność podanych informacji.

W sekcji czternastej, dotyczącej oświadczenia płatnika składek, w polu 01 należy wpisać datę wypełnienia formularza w formacie dzień/miesiąc/rok. Pole 02 służy do złożenia podpisu przez płatnika składek lub osobę przez niego upoważnioną dla potwierdzenia wiarygodności danych. W polu 03 umieszcza się pieczątkę płatnika składek, jeśli ją posiada.

Najczęstsze pytania

Formularz ZUS ZUA używa się do pierwszorazowego zgłoszenia osoby do ubezpieczeń z danego tytułu, wprowadzania zmian lub korekt danych osoby ubezpieczonej. Nie można go stosować do zmiany danych identyfikacyjnych (używa się wtedy ZUS ZIUA) ani do wyrejestrowania z ubezpieczeń (używa się ZUS ZWUA).

Zmiana dotyczy sytuacji, gdy dane rzeczywiście uległy zmianie w stosunku do wcześniej zgłoszonych, na przykład nastąpiła zmiana adresu zamieszkania. Korekta dotyczy poprawiania błędów popełnionych we wcześniej złożonym zgłoszeniu, na przykład nieprawidłowo podany adres.

Gdy osoba nie posiada numeru PESEL, należy wypełnić pola 03 i 04 w sekcji danych identyfikacyjnych. W polu 03 wpisuje się kod rodzaju dokumentu (1 dla dowodu osobistego, 2 dla paszportu), a w polu 04 serię i numer tego dokumentu.

Zgodnie z przepisami pola 03 i 04 w sekcji danych organizacyjnych oraz pole 02 w sekcji danych identyfikacyjnych osoby zgłaszanej pozostają niewypełnione. Wypełnienie tych pól może spowodować problemy z przyjęciem formularza.

Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe można zgłosić od daty wskazanej we wniosku, ale tylko gdy zgłoszenie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych zostanie dokonane w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku tych ubezpieczeń.