Umowa na okres próbny i czas określony - nowe przepisy 2025

Zatrudnienie w Polsce przeszło znaczące zmiany po nowelizacji Kodeksu pracy, która weszła w życie 26 kwietnia 2023 roku. Nowe przepisy dotyczące umów na okres próbny i czas określony wprowadzają istotne modyfikacje, które wpływają zarówno na pracodawców, jak i pracowników. Te zmiany mają na celu dostosowanie polskiego prawa pracy do standardów Unii Europejskiej oraz zapewnienie większej stabilności zatrudnienia.

Wcześniej obowiązująca zasada zatrudnienia polegała na stopniowym przechodzeniu przez kolejne etapy - najpierw umowa na okres próbny, następnie umowa na czas określony, a dopiero na końcu umowa na czas nieokreślony. Ta ostatnia była najbardziej pożądana przez pracowników ze względu na stabilność zatrudnienia. Nowelizacja znacząco zmieniła te mechanizmy, wprowadzając nowe ograniczenia i możliwości.

Najważniejszą zmianą jest uzależnienie czasu trwania okresu próbnego od planowanego czasu zatrudnienia pracownika. To oznacza, że pracodawcy muszą już na początku współpracy mieć jasny plan dotyczący przyszłego zatrudnienia danej osoby. Dodatkowo wprowadzono możliwość przedłużenia umowy na okres próbny poza standardowe 3 miesiące, co stanowi istotną nowość w polskim prawie pracy.

Nowe zasady zawierania umowy na okres próbny

Umowa na okres próbny służy sprawdzeniu kwalifikacji pracownika oraz możliwości jego zatrudnienia w celu wykonywania określonego rodzaju pracy. Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza fundamentalne zmiany w zasadach jej zawierania, które mają daleko idące konsekwencje dla obu stron stosunku pracy.

Przed zmianami z 2023 roku istniała możliwość ponownego zawarcia umowy na okres próbny po upływie co najmniej 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy o pracę, jeżeli pracownik miał być zatrudniony w celu wykonywania tego samego rodzaju pracy. Ta możliwość została całkowicie wyeliminowana z obecnych przepisów.

Nowe regulacje wymagają od pracodawców większej precyzji w planowaniu zatrudnienia. Już w momencie zawierania umowy na okres próbny pracodawca musi wiedzieć, na jaki okres planuje zatrudnić pracownika po pomyślnym zakończeniu okresu próbnego. Od tej decyzji zależy bowiem maksymalny okres, na jaki można zawrzeć umowę próbną.

Wprowadzenie tej zasady ma na celu wyeliminowanie sytuacji, w których pracodawcy wykorzystywali umowy na okres próbny jako sposób na unikanie stabilnego zatrudnienia. Nowe przepisy zmuszają do bardziej przemyślanego podejścia do rekrutacji i planowania zatrudnienia.

Okresy trwania umowy na okres próbny według nowych przepisów

Nowelizacja wprowadza zróżnicowane okresy trwania umowy na okres próbny w zależności od planów pracodawcy dotyczących dalszego zatrudnienia. To fundamentalna zmiana w stosunku do wcześniejszych regulacji, gdzie standardowo umowa mogła trwać maksymalnie 3 miesiące.

1. Ustal planowany okres zatrudnienia po okresie próbnym
2. Wybierz odpowiedni okres próbny zgodny z nowymi przepisami
3. Zawrzyj umowę z jasnym określeniem przyszłych planów zatrudnienia
4. Przygotuj dokumentację potwierdzającą rodzaj planowanej pracy
5. Zaplanuj ewentualne przedłużenie okresu próbnego o usprawiedliwione nieobecności

Tradycyjna umowa na okres próbny trwająca 3 miesiące nadal może być zawierana, ale tylko pod określonymi warunkami. Pracodawca musi planować kolejną umowę na czas określony na minimum rok lub umowę na czas nieokreślony. To znacząco ogranicza możliwości stosowania najdłuższego okresu próbnego.

Dodatkowo przepisy przewidują możliwość jednokrotnego wydłużenia okresu próbnego o maksymalnie 1 miesiąc, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy. To daje pracodawcom dodatkową elastyczność w przypadkach, gdy standardowy okres okazuje się niewystarczający do pełnej oceny pracownika.

Przedłużanie umowy na okres próbny o czas nieobecności

Jedna z najkorzystniejszych dla pracowników zmian dotyczy możliwości przedłużenia umowy na okres próbny o czas różnych rodzajów usprawiedliwionych nieobecności. Ta regulacja zapewnia, że pracownik będzie mógł faktycznie przepracować pełny okres próbny, nawet jeśli w tym czasie wystąpią usprawiedliwione nieobecności.

Strony mogą uzgodnić już w momencie zawierania umowy o pracę lub później poprzez porozumienie, że umowa na okres próbny przedłuża się o czas urlopu oraz innych usprawiedliwionych nieobecności pracownika. To rozwiązanie chroni interesy obu stron - pracownik ma gwarancję pełnego okresu na wykazanie się, a pracodawca może rzeczywiście ocenić pracownika przez faktyczny czas pracy.

• Urlop wypoczynkowy wykorzystany w okresie próbnym
• Urlop macierzyński i rodzicielski
• Urlop okolicznościowy przewidziany przepisami
• Zwolnienie lekarskie na podstawie zaświadczenia lekarskiego
• Opieka nad dzieckiem zdrowym i chorym
• Urlop bezpłatny udzielony przez pracodawcę
• Inne usprawiedliwione nieobecności przewidziane prawem

Mechanizm ten jest szczególnie istotny w kontekście polityki prorodzinnej państwa. Pracownicy korzystający z urlopów związanych z opieką nad dziećmi nie będą musieli obawiać się, że ich nieobecność wpłynie negatywnie na ocenę w okresie próbnym. Pracodawcy natomiast zyskują możliwość faktycznej oceny pracownika przez pełny okres jego aktywności zawodowej.

Pracownica zatrudniona na okres próbny 2 miesięcy wykorzystała w tym czasie 2 tygodnie urlopu macierzyńskiego. Jeśli strony uzgodniły przedłużenie umowy o czas nieobecności, okres próbny automatycznie wydłuży się o te 2 tygodnie, zapewniając pracodawcy pełny czas na ocenę jej pracy.

Ograniczenia w ponownym zawieraniu umów na okres próbny

Nowelizacja wprowadza znaczące ograniczenia dotyczące możliwości ponownego zawierania umów na okres próbny z tym samym pracownikiem. Te zmiany mają na celu wyeliminowanie praktyk nadużywania tego rodzaju umów jako sposobu na unikanie stabilnego zatrudnienia.

Podstawową zasadą jest, że umowa na okres próbny może być zawarta tylko raz z danym pracownikiem u tego samego pracodawcy. Wyjątek od tej reguły jest bardzo ograniczony i dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy pracownik zostanie zatrudniony do wykonywania innego rodzaju pracy niż poprzednio.

Wcześniejsze przepisy pozwalały na ponowne zawarcie umowy na okres próbny po upływie co najmniej 3 lat od rozwiązania poprzedniej umowy, nawet jeśli pracownik miał wykonywać ten sam rodzaj pracy. Ta możliwość została całkowicie usunięta z obecnych regulacji, co znacząco wzmacnia pozycję pracowników.

Praktyczne znaczenie tych zmian jest bardzo duże. Pracodawcy nie mogą już wykorzystywać umów na okres próbny jako sposobu na testowanie pracowników w cyklach kilkuletnich. Jeśli pracownik raz przeszedł pomyślnie okres próbny u danego pracodawcy, kolejne zatrudnienie do tego samego rodzaju pracy musi odbywać się już na umowie na czas określony lub nieokreślony.

Pracownik był zatrudniony jako księgowy na okres próbny 3 miesięcy, a następnie na umowę na czas określony. Po roku współpraca została zakończona. Jeśli ten sam pracodawca chciałby ponownie zatrudnić tego pracownika jako księgowego, nie może już zastosować umowy na okres próbny - musi od razu zaproponować umowę na czas określony lub nieokreślony.

Nowe obowiązki pracodawcy przy wypowiadaniu umów na czas określony

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza istotne zmiany dotyczące wypowiadania umów na czas określony, znacząco wzmacniając pozycję pracowników. Te modyfikacje mają na celu zrównanie ochrony pracowników zatrudnionych na czas określony z tymi zatrudnionymi na czas nieokreślony.

Najważniejszą zmianą jest obowiązek podania przyczyny wypowiedzenia umowy na czas określony. Wcześniej pracodawcy mogli wypowiadać takie umowy bez konieczności uzasadniania swojej decyzji, co stawiało pracowników w niekorzystnej sytuacji. Obecnie sytuacja uległa diametralnej zmianie.

Dodatkowo wprowadzono procedurę konsultacji ze związkami zawodowymi, podobną do tej obowiązującej przy umowach na czas nieokreślony. Pracodawca musi pisemnie zawiadomić reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową o zamiarze wypowiedzenia umowy, podając jednocześnie przyczynę uzasadniającą taką decyzję.

Nowe przepisy przewidują również możliwość przywrócenia pracownika do pracy na poprzednich warunkach lub wypłacenia odszkodowania na podstawie orzeczenia sądu. To oznacza, że pracownicy zyskują skuteczne narzędzia ochrony przed nieuzasadnionymi wypowiedzeniami.

• Obowiązek podania przyczyny wypowiedzenia w oświadczeniu pracodawcy
• Konieczność pisemnego zawiadomienia organizacji związkowej
• Możliwość zaskarżenia wypowiedzenia do sądu pracy
• Prawo do przywrócenia do pracy lub odszkodowania
• Stosowanie analogicznych procedur jak przy umowach na czas nieokreślony

Praktyczne przykłady stosowania nowych przepisów

Aby lepiej zrozumieć praktyczne zastosowanie nowych regulacji, warto przeanalizować konkretne sytuacje, które mogą wystąpić w rzeczywistości gospodarczej. Te przykłady pokazują, jak nowe przepisy wpływają na codzienne decyzje kadrowe pracodawców.

Firma produkcyjna planuje zatrudnić nowego operatora maszyn. Pracodawca przewiduje, że jeśli pracownik się sprawdzi, zatrudni go na umowę na czas określony na 8 miesięcy ze względu na sezonowość produkcji. Zgodnie z nowymi przepisami może zawrzeć umowę na okres próbny maksymalnie na 2 miesiące, z możliwością jednokrotnego przedłużenia o 1 miesiąc.

Inny przykład dotyczy sytuacji, gdy pracodawca planuje długoterminowe zatrudnienie. W przypadku planowania umowy na czas określony na 2 lata lub umowy na czas nieokreślony, może zastosować tradycyjny okres próbny wynoszący 3 miesiące.

Szczególnie interesujące są sytuacje związane z przedłużaniem okresu próbnego o czas nieobecności. Jeśli pracownik w trakcie 2-miesięcznego okresu próbnego wykorzysta 10 dni urlopu wypoczynkowego, a strony uzgodniły przedłużenie umowy o czas nieobecności, okres próbny automatycznie wydłuży się o te 10 dni.

Asystentka biura została zatrudniona na okres próbny 3 miesiące, ponieważ pracodawca planuje następnie umowę na czas nieokreślony. W trakcie okresu próbnego pracownica wykorzystała 2 tygodnie urlopu wypoczynkowego i 3 dni zwolnienia lekarskiego. Dzięki uzgodnieniu przedłużenia o czas nieobecności, jej okres próbny wydłużył się łącznie o 17 dni roboczych.

Nowe przepisy mają również znaczenie przy ponownym zatrudnianiu pracowników. Jeśli firma chce ponownie zatrudnić osobę, która wcześniej pracowała na tym samym stanowisku, nie może już zastosować umowy na okres próbny - musi od razu zaproponować umowę na czas określony lub nieokreślony.

Wpływ zmian na planowanie kadrowe w firmach

Wprowadzone modyfikacje wymagają od pracodawców fundamentalnej zmiany podejścia do planowania kadrowego. Decyzje dotyczące zatrudnienia muszą być podejmowane w sposób bardziej strategiczny i długoterminowy, co może wpłynąć na całą politykę personalną firmy.

Kluczowym wyzwaniem jest konieczność określenia planów zatrudnienia już na etapie zawierania umowy na okres próbny. Pracodawcy muszą analizować swoje potrzeby kadrowe w dłuższej perspektywie i podejmować decyzje dotyczące charakteru przyszłej współpracy z pracownikiem.

Szczególnie istotne jest przygotowanie odpowiedniej dokumentacji uzasadniającej rodzaj planowanej pracy i okres zatrudnienia. W przypadku kontroli lub sporów sądowych pracodawcy będą musieli wykazać, że ich decyzje dotyczące okresu próbnego były uzasadnione rzeczywistymi planami biznesowymi.

Zmiany wpływają również na budżetowanie kosztów personalnych. Ograniczenie możliwości stosowania krótkich okresów próbnych może wpłynąć na koszty związane z rotacją pracowników i koniecznością wcześniejszego podejmowania decyzji o długoterminowym zatrudnieniu.

• Opracowanie nowych procedur rekrutacyjnych
• Szkolenie kadry zarządzającej z nowych przepisów
• Dostosowanie systemów dokumentacji kadrowej
• Planowanie budżetów personalnych w dłuższej perspektywie
• Przygotowanie uzasadnień dla różnych okresów próbnych

Konsekwencje dla pracowników i rynku pracy

Nowe regulacje przynoszą znaczące korzyści dla pracowników, wzmacniając ich pozycję na rynku pracy i zapewniając większą stabilność zatrudnienia. Zmiany te wpisują się w szerszy trend europejski dążący do poprawy warunków pracy i ochrony praw pracowniczych.

Najważniejszą korzyścią jest ograniczenie możliwości nadużywania umów na okres próbny przez pracodawców. Wcześniej niektóre firmy wykorzystywały te umowy jako sposób na unikanie stabilnego zatrudnienia, cyklicznie zatrudniając tych samych pracowników na kolejne okresy próbne.

Zmiany mogą również wpłynąć na strategie kariery pracowników. Wiedząc, że umowa na okres próbny może być zawarta tylko raz, pracownicy mogą bardziej świadomie podchodzić do wyboru pracodawcy i negocjacji warunków zatrudnienia.

Z drugiej strony, niektóre konsekwencje mogą być mniej korzystne. Pracodawcy, mając ograniczone możliwości testowania pracowników, mogą stać się bardziej wymagający na etapie rekrutacji. Może to prowadzić do wydłużenia procesów rekrutacyjnych i zwiększenia wymagań wobec kandydatów.

Kandydat na stanowisko specjalisty IT może spodziewać się bardziej szczegółowych testów kompetencyjnych podczas rekrutacji, ponieważ pracodawca będzie miał ograniczone możliwości weryfikacji jego umiejętności w trakcie okresu próbnego, szczególnie jeśli planuje krótkoterminowe zatrudnienie.

Długoterminowe konsekwencje dla rynku pracy mogą obejmować zwiększenie stabilności zatrudnienia i zmniejszenie rotacji pracowników. To z kolei może przyczynić się do rozwoju bardziej długoterminowych relacji między pracodawcami a pracownikami oraz inwestowania w rozwój kompetencji zespołów.

Dostosowanie do przepisów Unii Europejskiej

Wprowadzone zmiany w polskim Kodeksie pracy są wynikiem konieczności dostosowania krajowego prawodawstwa do wymogów Unii Europejskiej. Szczególnie istotne są dwie dyrektywy, których implementacja wymusiła modyfikację polskich przepisów dotyczących umów o pracę.

Pierwsza z nich to dyrektywa dotycząca przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy, która ma na celu zapewnienie wszystkim pracownikom w UE podstawowych praw dotyczących informacji o warunkach zatrudnienia oraz przewidywalności pracy. Druga dotyczy równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, co wiąże się z polityką prorodzinną.

Harmonizacja z prawem unijnym oznacza również, że podobne zmiany są wprowadzane w innych krajach członkowskich UE. To może prowadzić do wyrównywania standardów zatrudnienia w całej Unii i ułatwiania mobilności pracowników między krajami członkowskimi.

Proces dostosowywania do przepisów unijnych nie kończy się na wprowadzonych zmianach. Można spodziewać się dalszych modyfikacji polskiego prawa pracy w najbliższych latach, szczególnie w kontekście nowych inicjatyw legislacyjnych na poziomie europejskim dotyczących praw pracowniczych.

Warto również zauważyć, że implementacja dyrektyw unijnych często prowadzi do podniesienia standardów powyżej minimum wymaganego przez UE. Polska, wprowadzając nowe regulacje, może zdecydować się na bardziej korzystne dla pracowników rozwiązania niż te minimalne wymagane przez dyrektywy.

Najczęstsze pytania

Nie, okres próbny 3 miesiące można zastosować tylko wtedy, gdy pracodawca planuje następnie zatrudnić pracownika na umowę na czas określony na minimum 12 miesięcy lub na czas nieokreślony. W innych przypadkach obowiązują krótsze okresy.

Jeśli strony uzgodniły w umowie przedłużenie okresu próbnego o czas nieobecności, umowa automatycznie wydłuży się o okres urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności. To rozwiązanie chroni interesy obu stron.

Nie, umowa na okres próbny może być zawarta tylko raz z tym samym pracownikiem u tego samego pracodawcy. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy pracownik będzie wykonywał inny rodzaj pracy niż poprzednio.

Pracodawca musi wskazać konkretną przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie, podobnie jak w przypadku umów na czas nieokreślony. Może to być na przykład reorganizacja firmy, zmniejszenie zakresu działalności lub niewypełnianie obowiązków przez pracownika.

Tak, ale tylko o czas usprawiedliwionych nieobecności i tylko jeśli zostało to uzgodnione w umowie. Dodatkowo można jednokrotnie wydłużyć okres próbny o maksymalnie 1 miesiąc, jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy.

Plany zatrudnienia muszą być określone już w momencie zawierania umowy na okres próbny, ponieważ od tego zależy maksymalny okres próbny. Pracodawca nie może zmieniać tych planów arbitralnie w trakcie trwania umowy.

Tak, nowe regulacje dotyczą wszystkich pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, niezależnie od branży czy rodzaju wykonywanej pracy. Wyjątki mogą dotyczyć tylko szczególnych regulacji sektorowych.