Zaliczka na dywidendę - warunki wypłaty i rozliczenie

Wypłata zaliczki na poczet należnej dywidendy stanowi mechanizm umożliwiający wspólnikom wcześniejsze otrzymanie części przewidywanego zysku spółki przed oficjalnym zatwierdzeniem sprawozdania finansowego. To rozwiązanie może znacząco zwiększyć płynność finansową udziałowców, jednak wymaga spełnienia ściśle określonych warunków prawnych i rachunkowych. Decydując się na tego typu wypłatę, zarząd spółki musi pamiętać o właściwym wypełnieniu warunków formalnych oraz prawidłowym rozliczeniu zaliczki po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego.

Przepisy Kodeksu spółek handlowych oraz ustawy o rachunkowości szczegółowo precyzują, w jakich okolicznościach i w jakiej wysokości można dokonać wypłaty zaliczki na poczet należnej dywidendy. Regulują również zasady ewentualnego zwrotu zaliczki oraz sposób ujęcia takiej wypłaty w księgach rachunkowych spółki. Kluczowe znaczenie ma nie tylko osiągnięty wynik finansowy spółki, lecz także posiadanie odpowiednich środków finansowych oraz konieczność spełnienia wszystkich warunków formalnych określonych w przepisach.

Podstawowe warunki wypłaty zaliczki na dywidendę

Zaliczka na poczet przewidywanej dywidendy to wypłata części wypracowanego przez spółkę zysku przekazywana udziałowcom jeszcze przed zatwierdzeniem rocznego sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy. Mechanizm ten pozwala na wcześniejsze rozdysponowanie środków udziałowcom, zanim nastąpi ostateczny podział zysków zgodnie z zatwierdzonymi wynikami finansowymi.

Zgodnie z art. 194 ust. 1 Kodeksu spółek handlowych, umowa spółki może upoważniać zarząd do wypłaty wspólnikom zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy za rok obrotowy, jeżeli spółka posiada środki wystarczające na wypłatę. Oznacza to, że możliwość wypłaty zaliczki na poczet należnej dywidendy jest bezwzględnie uzależniona od dwóch kluczowych elementów: odpowiednich zapisów w umowie spółki oraz posiadania przez spółkę wystarczających środków finansowych na taką wypłatę.

Przez wystarczające środki należy rozumieć posiadanie przez spółkę środków umożliwiających wypłatę zaliczki na poczet dywidendy w taki sposób, aby konsekwencją tej operacji nie było pogorszenie sytuacji finansowej spółki. Spółka nie może utracić płynności finansowej po wypłacie zaliczki, a jej zdolność do regulowania bieżących zobowiązań musi pozostać nienaruszona.

Dodatkowo należy pamiętać, że wypłata zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy zatwierdzone sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy wykazuje zysk. Zgodnie z art. 195 ust. 1 Kodeksu spółek handlowych, spółka może wypłacić zaliczkę na poczet przewidywanej dywidendy, jeżeli jej zatwierdzone sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy wykazuje zysk.

Zaliczka może stanowić najwyżej połowę zysku osiągniętego od końca poprzedniego roku obrotowego, powiększonego o kapitały rezerwowe utworzone z zysku, którymi w celu wypłaty zaliczek może dysponować zarząd, oraz pomniejszonego o niepokryte straty i udziały własne. Ta formuła obliczeniowa zapewnia, że wypłata zaliczki nie zagrozi stabilności finansowej spółki.

Zasady i ograniczenia wypłaty zaliczek

Zaliczki na poczet dywidendy wypłaca się wspólnikom w takich samych proporcjach jak samą dywidendę. Oznacza to, że jeśli wspólnik posiada 20% udziałów w spółce, to otrzyma 20% wypłacanej zaliczki, niezależnie od liczby i wysokości poszczególnych wypłat w ciągu roku obrotowego.

Obowiązujące przepisy nie ograniczają ilości wypłaconych zaliczek na poczet przewidywanej dywidendy w danym roku obrotowym. Oznacza to, że wypłata zaliczki na poczet dywidendy może być dokonana więcej niż jeden raz w ciągu roku obrotowego, pod warunkiem przestrzegania obowiązujących zasad dotyczących jej maksymalnej wysokości. Każda wypłata musi być dokonywana w granicach dostępnych środków finansowych spółki oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi.

1. Sprawdź czy umowa spółki zawiera upoważnienie do wypłaty zaliczek
2. Zweryfikuj czy poprzednie sprawozdanie finansowe wykazuje zysk
3. Oblicz maksymalną wysokość możliwej do wypłaty zaliczki
4. Upewnij się że spółka posiada wystarczające środki finansowe
5. Podejmij uchwałę zarządu o wypłacie zaliczki
6. Dokonaj wypłaty proporcjonalnie do posiadanych udziałów
7. Zaewidencjonuj operację w księgach rachunkowych

Kluczowe znaczenie ma również timing wypłaty zaliczki. Może być ona wypłacona wyłącznie za trwający rok obrotowy, nigdy za rok już zakończony, nawet jeśli sprawozdanie finansowe za ten okres nie zostało jeszcze zatwierdzone przez wspólników. Ta zasada ma fundamentalne znaczenie dla prawidłowego stosowania przepisów dotyczących zaliczek na dywidendę.

Praktyczne przykłady zastosowania

Rozważmy sytuację, w której wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością planują w sierpniu 2025 roku wypłatę zaliczek na poczet przewidywanej dywidendy. Spółka za 2024 rok wykazała stratę, jednak w 2025 roku realizuje nowe kontrakty, które według wspólników zapewnią jej zysk na koniec roku obrotowego. Umowa spółki przewiduje możliwość wypłaty zaliczki na poczet dywidendy.

Mimo że spółka w 2025 roku podpisała lukratywne kontrakty i wspólnicy przewidują osiągnięcie znacznego zysku, wypłata zaliczki na poczet dywidendy w sierpniu 2025 roku nie jest możliwa. Powodem jest strata wykazana w zatwierdzonym sprawozdaniu finansowym za 2024 rok, co stanowi bezwzględną przeszkodę w wypłacie zaliczki, niezależnie od prognoz dotyczących bieżącego roku obrotowego.

W takiej sytuacji wypłata zaliczki na poczet dywidendy nie jest możliwa. Zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych zaliczka może być wypłacona jedynie wtedy, gdy przewiduje to umowa spółki, spółka wykazała zysk w zatwierdzonym sprawozdaniu finansowym za poprzedni rok obrotowy oraz posiada wystarczające środki na taką wypłatę.

Ponieważ spółka za 2024 rok odnotowała stratę, nie spełnia jednego z podstawowych warunków do wypłaty zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy. Fakt, że w 2025 roku podpisano nowe kontrakty i przewiduje się zysk, nie zmienia tej sytuacji. Zaliczka może być wypłacona wyłącznie wtedy, jeżeli zatwierdzone sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy wykazuje zysk.

Zwrot zaliczki w przypadku braku zysku

W związku z tym, że zaliczka na poczet dywidendy wypłacana jest przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, może się zdarzyć, że po sporządzeniu i zatwierdzeniu sprawozdania okaże się, iż spółka odnotowała stratę lub zysk niewystarczający na pokrycie wypłaconych wcześniej zaliczek. W takiej sytuacji stosuje się art. 195 § 11 Kodeksu spółek handlowych nakładający na wspólników obowiązek zwrotu zaliczek, do których nie powstała podstawa ich wypłaty.

W przypadku gdy w danym roku obrotowym zaliczka na poczet przewidywanej dywidendy została wypłacona wspólnikom, a spółka odnotowała stratę albo osiągnęła zysk w wysokości mniejszej od wypłaconych zaliczek, wspólnicy mają obowiązek zwrócić zaliczki. Zwrot następuje w całości w przypadku odnotowania straty albo w części odpowiadającej wysokości przekraczającej zysk przypadający wspólnikowi za dany rok obrotowy w przypadku osiągnięcia zysku w wysokości mniejszej od wypłaconych zaliczek na poczet przewidywanej dywidendy.

• Zwrot w całości następuje gdy spółka odnotowała stratę za rok obrotowy
• Zwrot częściowy dotyczy sytuacji gdy zysk jest mniejszy od wypłaconych zaliczek
• Obowiązek zwrotu spoczywa na wszystkich wspólnikach proporcjonalnie
• Zwrot musi nastąpić niezwłocznie po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego
• Brak zwrotu może skutkować odpowiedzialnością cywilną wspólników

Jeżeli zatem wypłacono w danym roku obrotowym zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy, a spółka odnotowała stratę za ten rok obrotowy, należy zwrócić wszystkie zaliczki, które wypłacono w ciągu roku obrotowego. W sytuacji, gdy wypłacone w danym roku obrotowym zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy są wyższe niż osiągnięty zysk za ten rok obrotowy, konieczny jest zwrot różnicy między kwotą pobranych zaliczek na dywidendę a wysokością wypracowanego zysku.

Ewidencja księgowa wypłaty zaliczki

Stosownie do art. 53 ust. 5 ustawy o rachunkowości, odpisy z wyniku finansowego bieżącego roku obrotowego, w tym także wypłaty z zysku dokonywane na podstawie odrębnych przepisów, uznaje się za podział wyniku finansowego netto jednostek w ciągu roku obrotowego. Wypłata zaliczki na poczet należnej dywidendy stanowi zatem śródroczny podział wyniku finansowego netto.

Ewidencja w księgach rachunkowych należnej wspólnikom zaliczki na dywidendę pod datą podjęcia uchwały może przebiegać w następujący sposób. Należność wobec wspólników z tytułu zaliczki na dywidendę ewidencjonuje się zapisem obciążającym konto 820 Rozliczenie wyniku finansowego oraz uznającym konto 240 Pozostałe rozrachunki w analityce prowadzonej na imiennych kontach wspólników.

Zaliczka na poczet należnej dywidendy, podobnie jak dywidenda, stanowi dla wspólników będących osobami fizycznymi przychód z kapitałów pieniężnych. Wypłacając wspólnikom będącym osobami fizycznymi zaliczkę na poczet przewidywanej dywidendy, należy pamiętać o pobraniu od przychodu wspólników 19-procentowego zryczałtowanego podatku dochodowego, a następnie wpłaceniu tego podatku do urzędu skarbowego w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym go pobrano.

1. Ewidencja należnej zaliczki: Wn 820 / Ma 240
2. Pobranie podatku: Wn 240 / Ma 220
3. Wypłata zaliczki: Wn 240 / Ma 130
4. Wpłata podatku do US: Wn 220 / Ma 130
5. Rozliczenie po zatwierdzeniu sprawozdania
6. Ewentualny zwrot zaliczki przy braku podstaw

Pobranie zryczałtowanego podatku dochodowego od zaliczki na poczet dywidendy ewidencjonuje się zapisem obciążającym konto 240 Pozostałe rozrachunki w analityce imiennych kont wspólników oraz uznającym konto 220 Rozrachunki publicznoprawne w analityce rozrachunków z urzędem skarbowym.

Wypłatę przelewem zaliczki na poczet należnej dywidendy, pomniejszonej o pobrany zryczałtowany podatek dochodowy, ewidencjonuje się w księgach rachunkowych zapisem obciążającym konto 240 Pozostałe rozrachunki w analityce imiennych kont wspólników oraz uznającym konto 130 Rachunek bieżący.

Natomiast zapłatę pobranego podatku do urzędu skarbowego ujmuje się zapisem obciążającym konto 220 Rozrachunki publicznoprawne w analityce rozrachunków z urzędem skarbowym oraz uznającym konto 130 Rachunek bieżący.

Aspekty podatkowe i rozliczeniowe

Wypłata zaliczki na poczet dywidendy rodzi określone konsekwencje podatkowe zarówno po stronie spółki wypłacającej, jak i wspólników otrzymujących zaliczkę. Dla wspólników będących osobami fizycznymi zaliczka stanowi przychód z kapitałów pieniężnych podlegający opodatkowaniu zryczałtowanym podatkiem dochodowym w wysokości 19%.

Spółka wypłacająca zaliczkę pełni rolę płatnika podatku i ma obowiązek pobrania podatku u źródła w momencie wypłaty zaliczki. Pobrany podatek musi zostać wpłacony do właściwego urzędu skarbowego w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano wypłaty zaliczki.

Spółka z o.o. wypłaciła w lipcu wspólnikowi zaliczkę na dywidendę w wysokości 50 000 zł. Spółka musi pobrać podatek u źródła w wysokości 9 500 zł (19% od 50 000 zł) i wypłacić wspólnikowi kwotę netto 40 500 zł. Pobrany podatek należy wpłacić do urzędu skarbowego do 20 sierpnia.

W przypadku wspólników będących osobami prawnymi, zaliczka na dywidendę może podlegać zwolnieniu od podatku u źródła, jeśli spełnione są warunki określone w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych. Jednak nawet w przypadku zwolnienia, spółka ma obowiązek właściwego udokumentowania podstaw zwolnienia.

Istotnym aspektem jest również rozliczenie zaliczki po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Jeśli zatwierdzona dywidenda jest wyższa od wypłaconej zaliczki, wspólnikom przysługuje dopłata różnicy. Jeśli zatwierdzona dywidenda jest niższa lub spółka wykazała stratę, wspólnicy mają obowiązek zwrotu odpowiedniej części zaliczki.

Najczęstsze pytania

Nie, wypłata zaliczki na poczet dywidendy bez upoważnienia zawartego w umowie spółki jest niemożliwa. Umowa spółki musi expressis verbis upoważniać zarząd do wypłaty zaliczek na poczet przewidywanej dywidendy. Bez takiego zapisu, niezależnie od sytuacji finansowej spółki, wypłata zaliczki będzie niezgodna z prawem.

Przepisy nie ograniczają liczby wypłat zaliczek na poczet dywidendy w ciągu roku obrotowego. Można dokonać wielokrotnych wypłat, pod warunkiem że każda z nich mieści się w ramach maksymalnej wysokości określonej przepisami i spółka posiada wystarczające środki finansowe na każdą wypłatę.

Jeśli po wypłacie zaliczki na dywidendę spółka wykaże stratę za dany rok obrotowy, wspólnicy mają bezwzględny obowiązek zwrotu całej wypłaconej zaliczki. Obowiązek ten wynika z art. 195 § 11 Kodeksu spółek handlowych i nie może być uchylony przez uchwałę wspólników.

Tak, zaliczka na poczet dywidendy podlega opodatkowaniu na takich samych zasadach jak dywidenda. Dla wspólników będących osobami fizycznymi stosuje się 19-procentowy zryczałtowany podatek dochodowy pobierany u źródła przez spółkę wypłacającą zaliczkę.

Maksymalna wysokość zaliczki wynosi połowę zysku osiągniętego od końca poprzedniego roku obrotowego, powiększonego o kapitały rezerwowe utworzone z zysku którymi może dysponować zarząd, oraz pomniejszonego o niepokryte straty i udziały własne. Obliczenie musi być dokonane z zachowaniem wymogów Kodeksu spółek handlowych.