Zezwolenie na pracę a zmiana pracodawcy - procedury 2025

Cudzoziemcy zatrudnieni legalnie w Polsce często stają przed dylematem związanym ze zmianą miejsca pracy. Choć posiadają ważne zezwolenie na pracę, nie oznacza to automatycznie możliwości swobodnego przechodzenia między pracodawcami. Polski system prawny przewiduje szczegółowe procedury, które muszą zostać dopełnione przy każdej zmianie zatrudnienia. Znajomość tych regulacji jest kluczowa zarówno dla obcokrajowców, jak i pracodawców planujących zatrudnienie cudzoziemca już pracującego w Polsce.

Problematyka zmiany pracodawcy przez cudzoziemców z zezwoleniem na pracę wiąże się z dwoma różnymi typami dokumentów - standardowym zezwoleniem na pracę oraz zezwoleniem jednolitym na pobyt i pracę. Każdy z tych dokumentów podlega odmiennym procedurom w przypadku zmiany zatrudnienia, co często prowadzi do nieporozumień i błędów proceduralnych. Nieznajomość przepisów może skutkować uznaniem pracy za nielegalną, mimo formalnego posiadania dokumentów uprawniających do zatrudnienia.

Podstawy prawne zezwolenia na pracę cudzoziemców

Obowiązek posiadania aktualnego zezwolenia na pracę wynika wprost z Ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Zgodnie z art. 88 ust. 1 tej ustawy, zezwolenie na pracę jest wymagane w określonych sytuacjach zatrudnienia cudzoziemców na terytorium Polski.

Pierwsza kategoria obejmuje cudzoziemców wykonujących pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie umowy z podmiotem, którego siedziba lub miejsce zamieszkania albo oddział, zakład lub inna forma zorganizowanej działalności znajduje się na terytorium Polski. Ta podstawowa forma zatrudnienia stanowi najczęstszy przypadek wymagający zezwolenia na pracę.

Druga kategoria dotyczy osób pełniących funkcje w zarządach spółek. Zezwolenie jest wymagane w związku z pełnieniem funkcji w zarządzie osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców lub będącej spółką kapitałową w organizacji. Obejmuje to również prowadzenie spraw spółki komandytowej lub komandytowo-akcyjnej jako komplementariusz, albo sytuacje związane z udzieleniem prokury, gdy pobyt przekracza łącznie 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy.

Trzecia kategoria obejmuje pracowników delegowanych przez pracodawców zagranicznych. Zezwolenie jest wymagane gdy cudzoziemiec wykonuje pracę u pracodawcy zagranicznego i jest delegowany na terytorium Polski na okres przekraczający 30 dni w roku kalendarzowym do oddziału lub zakładu podmiotu zagranicznego albo podmiotu powiązanego z pracodawcą zagranicznym.

Czwarta kategoria dotyczy świadczenia usług eksportowych. Zezwolenie jest wymagane gdy cudzoziemiec wykonuje pracę u pracodawcy zagranicznego nieposiadającego oddziału, zakładu lub innej formy zorganizowanej działalności na terytorium Polski i jest delegowany w celu realizacji usługi o charakterze tymczasowym i okazjonalnym.

Piąta kategoria obejmuje pozostałe formy delegowania. Zezwolenie jest wymagane gdy cudzoziemiec wykonuje pracę u pracodawcy zagranicznego i jest delegowany na terytorium Polski na okres przekraczający 30 dni w ciągu kolejnych 6 miesięcy w celach innych niż wcześniej wymienione.

Procedura uzyskiwania zezwolenia na pracę wymaga złożenia wniosku przez podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi. Sam wjazd obcokrajowca do Polski czy podpisanie umowy o pracę z polskim przedsiębiorcą nie powodują automatycznego wydania pozwolenia na pracę. Zezwolenia typu A i B wydawane są przez wojewodę właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu powierzającego wykonywanie pracy.

Zezwolenie jednolite na pobyt i pracę

Polski ustawodawca wprowadził możliwość skorzystania z uproszczonej procedury legalizacyjnej poprzez zezwolenie jednolite na pobyt i pracę. W ramach jednego postępowania administracyjnego cudzoziemiec może uzyskać legalizację pobytu oraz pozwolenie na pracę, co znacznie ułatwia proces formalno-prawny.

Główną różnicą w stosunku do standardowego zezwolenia na pracę jest to, że w przypadku zezwolenia jednolitego wszystkie formalności załatwia bezpośrednio cudzoziemiec, bez konieczności angażowania przyszłego pracodawcy w procedurę administracyjną. Wniosek o wydanie zezwolenia jednolitego składa się gdy dana osoba zamierza przebywać w Polsce dłużej niż 3 miesiące, a głównym celem pobytu jest wykonywanie pracy na podstawie umowy o pracę albo umowy cywilnoprawnej.

Opłata skarbowa za udzielenie jednolitego zezwolenia na pobyt i pracę wynosi 440 złotych, co stanowi znacznie wyższą kwotę niż w przypadku standardowego zezwolenia na pracę. Wyższa opłata wynika z kompleksowego charakteru dokumentu, który łączy w sobie funkcje zezwolenia na pobyt oraz na pracę.

Istnieją jednak kategorie cudzoziemców, które nie mogą ubiegać się o wydanie zezwolenia jednolitego. Pierwszą grupę stanowią pracownicy delegowani do Polski przez pracodawcę mającego siedzibę poza granicami Polski. Ta kategoria musi korzystać ze standardowych zezwoleń na pracę ze względu na specyfikę delegowania międzynarodowego.

Drugą wykluczaną kategorię stanowią osoby przebywające na terytorium Polski na podstawie zobowiązań określonych w umowach międzynarodowych dotyczących ułatwienia wjazdu i czasowego pobytu niektórych kategorii osób fizycznych zajmujących się wymianą handlową lub inwestycjami. Te osoby podlegają odrębnym regulacjom wynikającym z umów międzynarodowych.

• Cudzoziemcy prowadzący w Polsce działalność gospodarczą nie mogą uzyskać zezwolenia jednolitego
• Pracownicy wykonujący w Polsce pracę sezonową podlegają odrębnym przepisom
• Osoby przebywające na podstawie wiz turystycznych lub odwiedzin rodzinnych są wykluczone
• Wizy wydane przez polski organ lub inne państwo obszaru Schengen w celach turystycznych dyskwalifikują z procedury

Procedury zmiany pracodawcy przy zezwoleniu na pracę

Zezwolenie na pracę cudzoziemca jest dokumentem terminowym, wydawanym na maksymalnie 3 lata, co oznacza konieczność okresowego przedłużania jego ważności. Obecnie nie istnieje możliwość uzyskania zezwolenia bezterminowego, co w praktyce może rodzić trudności przy zmianie miejsca pracy.

Kluczową zasadą jest to, że cudzoziemiec posiadający zezwolenie na pracę może wykonywać jedynie tę pracę, która została określona w wydanym dokumencie. Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 2 kwietnia 2009 roku podkreśla, że w przypadku zezwoleń na pracę cudzoziemców najistotniejsze jest wykonywanie wyłącznie tej pracy, która została określona w zezwoleniu. W przeciwnym wypadku praca wykonywana jest nielegalnie, mimo posiadania formalnie ważnego dokumentu.

Jeśli nowy pracodawca chce zatrudnić obcokrajowca, który do tej pory pracował legalnie w innej firmie, musi pamiętać o uzyskaniu dla przyszłego pracownika nowego zezwolenia na pracę lub złożyć oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy. Cudzoziemcy nie mogą pracować w firmie, której dane nie znajdują się w aktualnym zezwoleniu na pracę.

Jeśli dojdzie do sytuacji zatrudnienia bez odpowiedniej aktualizacji dokumentów, wówczas przyjmuje się, że obcokrajowiec świadczy pracę nielegalnie. Za nielegalne wykonywanie pracy grożą poważne konsekwencje prawne, łącznie z możliwością deportacji z Polski. Samo zezwolenie na pracę nie może być zmienione w zakresie danych pracodawcy, dlatego każda zmiana pracodawcy wymaga uzyskania nowego zezwolenia.

1. Sprawdzenie ważności aktualnego zezwolenia na pracę
2. Znalezienie nowego pracodawcy gotowego do zatrudnienia cudzoziemca
3. Złożenie przez nowego pracodawcę wniosku o wydanie nowego zezwolenia
4. Oczekiwanie na rozpatrzenie wniosku przez właściwego wojewodę
5. Otrzymanie nowego zezwolenia z danymi nowego pracodawcy
6. Podjęcie legalnej pracy u nowego pracodawcy

Mario, obywatel Brazylii, podjął legalną pracę w firmie X, która figuruje w jego zezwoleniu na pracę. Po trzech miesiącach zmienił pracę i zatrudnił się w firmie Y, wykonując te same zadania za lepsze wynagrodzenie. Mimo identycznych obowiązków i prawidłowo sporządzonej umowy o pracę, zatrudnienie Mario jest nielegalne, ponieważ nie dokonano zmiany zezwolenia na pracę.

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku zmiany warunków pracy u tego samego pracodawcy. Jeśli cudzoziemiec pozostaje zatrudniony u tego samego podmiotu, który figuruje w zezwoleniu na pracę, zmiana zakresu obowiązków, miejsca wykonywania pracy czy innych warunków nie wymaga uzyskania nowego zezwolenia.

Zoe, obywatelka Japonii, od pięciu miesięcy legalnie pracuje w firmie X. Pracodawca zmienił jej zakres obowiązków i polecił pracę w filii przedsiębiorstwa w innym mieście. Zoe będzie wykonywać nowe zadania pod kierownictwem nowych osób, jednak jej pracodawcą nadal pozostaje właściciel firmy X. W tym przypadku Japonka nie musi uzyskać nowego zezwolenia na pracę, ponieważ nie doszło do zmiany pracodawcy.

Zmiana zezwolenia jednolitego na pobyt i pracę

W przeciwieństwie do standardowego zezwolenia na pracę, zezwolenie jednolite na pobyt i pracę może być zmieniane na wniosek cudzoziemca bez konieczności uzyskiwania całkowicie nowego dokumentu. Ta procedura jest znacznie bardziej elastyczna i pozwala na dostosowanie warunków zatrudnienia do zmieniających się okoliczności.

W ramach procedury zmiany zezwolenia jednolitego można modyfikować różne elementy zatrudnienia. Po pierwsze, można zmienić pracodawcę, co jest najczęstszym powodem składania wniosku o zmianę. Po drugie, możliwa jest zmiana pracodawcy użytkownika w przypadku pracy tymczasowej. Po trzecie, można zmienić stanowisko, na jakim cudzoziemiec ma wykonywać pracę.

Dodatkowo procedura umożliwia zmianę najniższego wynagrodzenia, które może otrzymywać cudzoziemiec na danym stanowisku, co jest istotne w kontekście wymogów dotyczących wysokości wynagrodzenia cudzoziemców. Można również zmienić wymiar czasu pracy oraz rodzaj umowy, na podstawie której cudzoziemiec ma wykonywać pracę.

Wniosek należy złożyć do wojewody właściwego ze względu na miejsce aktualnego pobytu cudzoziemca. Złożenie wniosku nie wymaga osobistego stawiennictwa cudzoziemca w urzędzie - wniosek może zostać przesłany pocztą lub złożony w biurze podawczym lub delegaturze zarówno przez cudzoziemca, jak i osobę trzecią działającą w jego imieniu.

Złożenie wniosku o zmianę wiąże się z dodatkowym obowiązkiem po stronie nowego pracodawcy. Musi on uzyskać dokument legalizacyjny dla nowego pracownika na czas trwania postępowania o zmianę dotychczasowego zezwolenia. Procedura zmiany treści zezwolenia trwa zazwyczaj miesiąc, choć w skomplikowanych sprawach okres ten może zostać wydłużony do 2 miesięcy.

Przez okres rozpatrywania wniosku legalne wykonywanie obowiązków w nowej firmie jest możliwe tylko gdy cudzoziemiec otrzyma oświadczenie o powierzeniu pracy od nowego pracodawcy lub właściwe zezwolenie na pracę od wojewody. Bez tych dokumentów praca w nowym miejscu będzie uznana za nielegalną, mimo złożenia wniosku o zmianę zezwolenia jednolitego.

Camila, obywatelka Polinezji, od czterech miesięcy pracowała legalnie w polskiej firmie X na podstawie zezwolenia jednolitego. Po wypowiedzeniu umowy przeniosła się do firmy Y za lepsze wynagrodzenie. W dniu podpisania umowy z nowym pracodawcą złożyła wniosek o aktualizację zezwolenia. Camila może legalnie pracować w firmie Y, ale tylko pod warunkiem otrzymania od nowego pracodawcy oświadczenia o powierzeniu pracy.

Obowiązki informacyjne przy zakończeniu zatrudnienia

Niezależnie od procedur związanych ze zmianą pracodawcy, cudzoziemiec ma obowiązek poinformowania wojewody o każdorazowym wcześniejszym zakończeniu pracy, gdy nastąpi to przed upływem ważności aktualnego zezwolenia. Ten obowiązek informacyjny ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania systemu monitorowania zatrudnienia cudzoziemców.

Obowiązek informacyjny po stronie pracodawcy jest niezależny od tego, czy cudzoziemiec zmienia pracodawcę, czy też postanowi pozostać jakiś czas bez zatrudnienia lub zechce wyjechać z Polski. Celem tego rozwiązania jest zapewnienie organom administracji aktualnych informacji o rzeczywistym stanie zatrudnienia cudzoziemców posiadających zezwolenia na pracę.

Pracodawca, który nie dopełni obowiązku zgłoszenia zakończenia stosunku pracy z cudzoziemcem, może ponieść konsekwencje administracyjne. Regulacje te mają na celu zapobieganie sytuacjom, w których zezwolenia na pracę pozostają formalnie ważne mimo faktycznego zakończenia zatrudnienia, co mogłoby prowadzić do nadużyć lub nieprawidłowości w systemie.

• Cudzoziemiec ma obowiązek poinformowania wojewody o zakończeniu pracy przed upływem zezwolenia
• Pracodawca musi zgłosić zakończenie stosunku pracy w ciągu 7 dni
• Obowiązek dotyczy zakończenia pracy wcześniej niż 3 miesiące przed upływem zezwolenia
• Zgłoszenie musi zostać złożone na piśmie do właściwego wojewody
• Brak zgłoszenia może skutkować konsekwencjami administracyjnymi

Procedura zgłoszenia zakończenia zatrudnienia jest stosunkowo prosta, ale wymaga zachowania określonych terminów i form. Zarówno cudzoziemiec, jak i pracodawca powinni zachować kopie dokumentów potwierdzających złożenie odpowiednich zgłoszeń, co może być istotne w przypadku ewentualnych kontroli lub wyjaśnień ze strony organów administracji.

Konsekwencje nieprawidłowego zatrudnienia cudzoziemców

Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących zatrudnienia cudzoziemców może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych zarówno dla obcokrajowca, jak i dla pracodawcy. Najpoważniejszą konsekwencją dla cudzoziemca jest możliwość deportacji z Polski, gdy zostanie stwierdzone nielegalne wykonywanie pracy.

Praca bez odpowiedniego zezwolenia lub z zezwoleniem nieaktualnym w zakresie danych pracodawcy jest traktowana jako nielegalne świadczenie pracy. Nie ma znaczenia fakt, że cudzoziemiec posiada formalnie ważne zezwolenie na pracę, jeśli nie obejmuje ono aktualnego pracodawcy. Organ kontrolne traktują taką sytuację jako naruszenie przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców.

Pracodawca, który świadomie zatrudnia cudzoziemca bez odpowiedniego zezwolenia lub z zezwoleniem nieaktualnym, może zostać obciążony wysokimi grzywnami. Dodatkowo może zostać nałożony na niego zakaz zatrudniania cudzoziemców przez określony okres, co może znacząco wpłynąć na funkcjonowanie przedsiębiorstwa, szczególnie w branżach gdzie zatrudnienie obcokrajowców jest powszechne.

Kontrole legalności zatrudnienia cudzoziemców przeprowadzane są przez różne organy, w tym Państwową Inspekcję Pracy, Straż Graniczną oraz organy skarbowe. Kontrolerzy sprawdzają nie tylko posiadanie odpowiednich dokumentów, ale również zgodność rzeczywistych warunków zatrudnienia z tymi określonymi w zezwoleniach na pracę.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości organy kontrolne mogą wszcząć postępowania administracyjne oraz zawiadomić organy ścigania o podejrzeniu popełnienia przestępstwa. Przestępstwem jest organizowanie nielegalnego zatrudnienia cudzoziemców, za co grozi kara pozbawienia wolności do lat trzech.

Praktyczne wskazówki dla cudzoziemców i pracodawców

Planowanie zmiany pracodawcy przez cudzoziemca wymaga odpowiedniego przygotowania i zachowania właściwej kolejności działań. Pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie aktualnego stanu dokumentacji oraz ustalenie, jaki typ zezwolenia posiada cudzoziemiec - standardowe zezwolenie na pracę czy zezwolenie jednolite na pobyt i pracę.

W przypadku standardowego zezwolenia na pracę inicjatywa w zakresie uzyskania nowego zezwolenia leży po stronie przyszłego pracodawcy. Cudzoziemiec powinien poinformować potencjalnego pracodawcę o konieczności złożenia wniosku o wydanie nowego zezwolenia na pracę oraz związanych z tym kosztach i czasochłonności procedury.

W przypadku zezwolenia jednolitego na pobyt i pracę cudzoziemiec ma większą kontrolę nad procesem, ponieważ sam składa wniosek o zmianę. Niemniej jednak musi pamiętać o konieczności uzyskania od nowego pracodawcy oświadczenia o powierzeniu pracy na okres rozpatrywania wniosku o zmianę zezwolenia.

Pracodawcy planujący zatrudnienie cudzoziemca już pracującego w Polsce powinni zapoznać się z jego aktualną sytuacją prawną. Kluczowe jest ustalenie, jaki typ dokumentu posiada kandydat na pracownika oraz jakie procedury będą wymagane do legalizacji nowego zatrudnienia.

Warto również uwzględnić koszty związane z procedurami legalizacyjnymi. Opłaty za wydanie nowych zezwoleń lub ich zmianę mogą stanowić istotną pozycję w budżecie, szczególnie w przypadku zatrudniania większej liczby cudzoziemców. Pracodawcy powinni również przygotować się na czas oczekiwania na rozpatrzenie wniosków przez organy administracji.

Najczęstsze pytania

Tak, cudzoziemiec może zmienić pracodawcę, ale wymaga to dopełnienia określonych procedur. W przypadku standardowego zezwolenia na pracę nowy pracodawca musi uzyskać nowe zezwolenie. W przypadku zezwolenia jednolitego cudzoziemiec składa wniosek o zmianę zezwolenia.

Opłata za zmianę zezwolenia jednolitego na pobyt i pracę wynosi 220 złotych, co stanowi połowę opłaty za wydanie nowego zezwolenia. Dodatkowo nowy pracodawca może być zobowiązany do uzyskania oświadczenia o powierzeniu pracy na okres rozpatrywania wniosku.

Procedura zmiany treści zezwolenia jednolitego trwa zazwyczaj miesiąc, choć w skomplikowanych sprawach okres ten może zostać wydłużony do 2 miesięcy. W tym czasie cudzoziemiec może legalnie pracować u nowego pracodawcy pod warunkiem otrzymania oświadczenia o powierzeniu pracy.

Praca u pracodawcy nie ujętego w zezwoleniu jest traktowana jako nielegalne wykonywanie pracy. Grozi za to deportacja cudzoziemca z Polski oraz sankcje dla pracodawcy, w tym wysokie grzywny i zakaz zatrudniania cudzoziemców w przyszłości.

Zmiana stanowiska, zakresu obowiązków czy miejsca wykonywania pracy u tego samego pracodawcy nie wymaga uzyskania nowego zezwolenia na pracę. W przypadku zezwolenia jednolitego może być konieczne złożenie wniosku o zmianę, jeśli nowe stanowisko znacząco różni się od pierwotnego.

W przypadku standardowego zezwolenia na pracę wniosek składa nowy pracodawca. W przypadku zezwolenia jednolitego na pobyt i pracę wniosek o zmianę składa bezpośrednio cudzoziemiec do wojewody właściwego ze względu na miejsce jego aktualnego pobytu.