Czy pracownik musi uzasadnić wniosek o zwolnienie z siły wyższej

Czy pracownik musi uzasadnić wniosek o zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej

Od 26 kwietnia 2023 roku polscy pracownicy mogą korzystać z nowej instytucji prawnej - zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej. Ta regulacja, wprowadzona do Kodeksu pracy w ramach implementacji Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158, daje pracownikom prawo do dwóch dni lub szesnastu godzin płatnego zwolnienia w ciągu roku kalendarzowego. Jednak pojawia się kluczowe pytanie dotyczące praktycznego stosowania tych przepisów - czy pracownik składający wniosek o takie zwolnienie musi go uzasadnić i wykazać spełnienie określonych przesłanek?

Nowe przepisy wprowadzają istotne zmiany w zakresie uprawnień pracowniczych, ale jednocześnie rodzą wątpliwości interpretacyjne dotyczące obowiązków zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Zwolnienie z powodu siły wyższej ma przecież dotyczyć bardzo specyficznych sytuacji - pilnych spraw rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, gdy niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika. Powstaje zatem pytanie, czy pracodawca ma prawo weryfikować zasadność składanych wniosków.

Podstawy prawne zwolnienia z powodu siły wyższej

Wprowadzenie zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej wynikało z konieczności implementacji unijnej Dyrektywy 2019/1158 w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów. Motyw 28 tej dyrektywy jasno określa, że wszyscy pracownicy powinni zachować prawo do czasu wolnego od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych i niespodziewanych sprawach rodzinnych, bez uszczerbku dla nabytych lub nabywanych praw pracowniczych.

Artykuł 7 dyrektywy nakłada na państwa członkowskie obowiązek wprowadzenia niezbędnych środków zapewniających każdemu pracownikowi prawo do czasu wolnego od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika. Dyrektywa przewiduje również możliwość ograniczenia przez państwa członkowskie prawa pracownika do takiego zwolnienia do określonej ilości czasu przypadającej na rok lub na konkretny przypadek.

Realizacją tego wymogu było wprowadzenie do Kodeksu pracy artykułu 148ą, który wszedł w życie 26 kwietnia 2023 roku. Ten przepis szczegółowo reguluje warunki korzystania ze zwolnienia, jego wymiar oraz zasady wynagradzania w tym okresie.

Szczegółowe zasady korzystania ze zwolnienia

Przepisy dotyczące zwolnienia z powodu siły wyższej zawierają szereg szczegółowych regulacji dotyczących sposobu jego wykorzystania. O sposobie wykorzystania zwolnienia w danym roku kalendarzowym decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym, zgodnie z artykułem 148ą § 2 Kodeksu pracy.

Oznacza to, że jeśli pracownik po raz pierwszy w roku złoży wniosek o zwolnienie w wymiarze godzinowym, na przykład prosząc o 4 godziny zwolnienia w konkretnym dniu, to automatycznie deklaruje, że całe przysługujące mu w tym roku zwolnienie będzie wykorzystywał w wymiarze godzinowym. W kolejnych wnioskach musi już wskazywać liczbę godzin zwolnienia, które zamierza wykorzystać.

Dla pracowników z niepełnosprawnościami w stopniu umiarkowanym lub znacznym, których dobowa norma czasu pracy wynosi 7 godzin zgodnie z ustawą o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób z niepełnosprawnościami, przysługuje zwolnienie w wymiarze 2 dni albo 14 godzin w ciągu roku kalendarzowego. Wymiar 14 godzin odpowiada dwóm 7-godzinnym dniom pracy.

Wymiary zwolnienia dla różnych grup pracowników

Szczególne zasady obowiązują także pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy. Godzinowy wymiar zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej dla takich pracowników ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny.

1. Ustal swój wymiar zatrudnienia i dobową normę czasu pracy
2. Określ czy chcesz korzystać ze zwolnienia w dniach czy godzinach
3. Przygotuj wniosek o udzielenie zwolnienia z odpowiednim wyprzedzeniem
4. Złóż wniosek najpóźniej w dniu korzystania ze zwolnienia
5. Zachowaj dokumentację potwierdzającą złożenie wniosku

Definicja siły wyższej w prawie polskim

Kluczowym elementem dla zrozumienia omawianego zwolnienia jest właściwe określenie, czym jest siła wyższa w rozumieniu prawa polskiego. Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 13 grudnia 2007 roku (III CZP 100/07) precyzyjnie zdefiniował to pojęcie, wskazując, że zjawisko oceniane jako działanie siły wyższej musi być nadzwyczajne i nieuchronne oraz w danym układzie stosunków niemożliwe do przewidzenia.

Według Sądu Najwyższego siły wyższej należy uznać za takie zjawisko, jeżeli ze względu na tkwiącą w nim moc oddziaływania nie było przed nim, a ściślej przed jego skutkami, żadnej obrony. Większość cech siły wyższej pozostaje względem siebie w relacji przyczynowo-skutkowej. Nieuchronność jest konsekwencją nadzwyczajności zjawiska, może też wynikać z niemożności jego przewidzenia.

Współczesna nauka i technika pozwalają przewidzieć większość nadzwyczajnych, nieuchronnych zjawisk przyrodniczych, można więc co najwyżej mówić tylko o niemożności ich przewidzenia w danym układzie stosunków. Nadzwyczajność określonego zjawiska, jego nieuchronność i niemożność przewidzenia w danym układzie stosunków oznaczają w istocie to samo.

Klasyfikacja zdarzeń stanowiących siłę wyższą

Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego zdarzenia wykazujące właściwość siły wyższej tradycyjnie dzieli się na trzy główne grupy. Pierwszą grupę stanowią klęski żywiołowe, określane jako vis naturalis. Do tej kategorii zalicza się między innymi powódź, uderzenie pioruna, burzę o ogromnej sile, huragan, obfite opady śniegu czy nieprzeniknioną mgłę.

Drugą grupę tworzą akty władzy, nazywane vis imperii. W tej kategorii mieszczą się akty normatywne zakazujące wwozu określonych towarów, decyzje administracyjne o zniszczeniu ładunku ze względów sanitarnych, orzeczenia sądu o konfiskacie ładunku, czy błędny sygnał policjanta kierującego ruchem drogowym.

Trzecią grupę stanowią działania zbrojne, określane jako vis armata. Niebudzącymi wątpliwości przykładami zdarzeń należących do tej grupy są działania sił zbrojnych wrogiego państwa, rozruchy, rebelie, wojny domowe, akty piractwa lub napaść zbrojnej bandy.

• Klęski żywiołowe: powódź, uderzenie pioruna, burza, huragan, obfite opady śniegu
• Akty władzy: zakazy administracyjne, decyzje o zniszczeniu ładunku, orzeczenia sądu
• Działania zbrojne: działania sił zbrojnych, rozruchy, rebelie, wojny domowe
• Inne zdarzenia spełniające kryteria nadzwyczajności i nieuchronności

Kontekst prawny przed wprowadzeniem nowych przepisów

Autorzy nowelizacji Kodeksu pracy zwrócili uwagę, że przed wprowadzeniem artykułu 148ą w prawie pracy nie funkcjonowało zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej. Istniały jednak inne mechanizmy pozwalające na usprawiedliwienie nieobecności pracownika w podobnych sytuacjach.

Zgodnie z paragrafem 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy były i są nadal zdarzenia oraz okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie.

Rozporządzenie przewiduje także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy. W związku z tym również wcześniej nie było przeszkód prawnych, aby pracodawca usprawiedliwił pracownikowi jego nieobecność w pracy spowodowaną działaniem siły wyższej oraz uznał ją za płatną bądź nie, zależnie od woli pracodawcy.

Pracownik zatrudniony w firmie produkcyjnej potrzebuje pilnie wyjechać do chorego rodzica mieszkającego w innym mieście. Wcześniej musiał prosić pracodawcę o zwolnienie na część dnia bez gwarancji jego uzyskania lub wynagrodzenia. Teraz może skorzystać z ustawowego prawa do zwolnienia z powodu siły wyższej z zachowaniem połowy wynagrodzenia.

Obowiązek uzasadnienia wniosku przez pracownika

Kluczowe pytanie dotyczy tego, czy pracownik składający wniosek o zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej ma obowiązek uzasadnienia takiego wniosku. Zgodnie z artykułem 148ą § 3 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia.

Przepisy nie wspominają o potrzebie ani konieczności uzasadnienia takiego wniosku przez pracownika. Pojawia się jednak pytanie o intencję ustawodawcy - skoro omawiane zwolnienie ma dotyczyć tylko określonych przypadków, związanych z wystąpieniem łącznie określonych okoliczności, czy nie było intencją ustawodawcy przyznanie pracodawcy uprawnienia do weryfikowania zasadności składanych wniosków.

Gdyby taka intencja przyświecała ustawodawcy, pracodawca musiałby mieć możliwość dokonywania takiej weryfikacji na podstawie informacji przekazanej przez pracownika w postaci uzasadnienia wniosku. Na gruncie omawianych przepisów trudno jednak byłoby przyjąć, że pracodawca ma prawo żądać uzasadniania omawianych wniosków.

Przesłanki korzystania ze zwolnienia

Zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej może być udzielone tylko przy wystąpieniu łącznie trzech określonych przesłanek. Pierwszą przesłanką jest działanie siły wyższej, która jak już wspomniano, musi być zjawiskiem nadzwyczajnym, nieuchronnym i w danym układzie stosunków niemożliwym do przewidzenia.

Drugą przesłanką są pilne sprawy rodzinne spowodowane chorobą lub wypadkiem. Ustawodawca ograniczył zakres stosowania przepisu do spraw rodzinnych, wykluczając tym samym inne sytuacje życiowe pracownika. Dodatkowo sprawy te muszą być spowodowane chorobą lub wypadkiem, co dodatkowo zawęża katalog sytuacji uprawniających do skorzystania ze zwolnienia.

Trzecią i ostatnią przesłanką jest niezbędność natychmiastowej obecności pracownika. To kryterium ma charakter obiektywny i oznacza, że obecność pracownika musi być rzeczywiście konieczna i nie może być odłożona na inny termin. Wszystkie trzy przesłanki muszą wystąpić jednocześnie, aby pracownik mógł skorzystać z omawianego zwolnienia.

1. Działanie siły wyższej - zjawisko nadzwyczajne i nieuchronne
2. Pilne sprawy rodzinne spowodowane chorobą lub wypadkiem
3. Niezbędność natychmiastowej obecności pracownika
4. Wystąpienie wszystkich trzech przesłanek jednocześnie
5. Złożenie wniosku najpóźniej w dniu korzystania ze zwolnienia

Praktyczne konsekwencje braku wymogu uzasadnienia

W konsekwencji braku ustawowego wymogu uzasadniania wniosków należy liczyć się z tym, że niektóre wnioski o udzielenie zwolnienia z powodu działania siły wyższej będą składane pomimo braku wystąpienia wszystkich okoliczności, które powinny stanowić przesłanki korzystania z takiego zwolnienia. Pracodawca nie będzie miał jednak w takich przypadkach możliwości kwestionowania wspomnianych wniosków, nie będąc uprawnionym do żądania ich uzasadnienia.

Mechanizmem, który może zniechęcać pracowników do nadużywania uprawnienia, może być to, że w okresie omawianego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości jedynie połowy wynagrodzenia, a nie jego całości. Ta regulacja ma charakter odstraszający i może skutecznie ograniczać przypadki nieuzasadnionego korzystania ze zwolnienia.

Pracodawcy muszą zatem przygotować się na sytuacje, w których będą musieli udzielać zwolnień bez możliwości weryfikacji zasadności wniosków. Może to prowadzić do nadużyć, ale z drugiej strony zapewnia pracownikom szybki dostęp do zwolnienia w rzeczywiście pilnych sytuacjach, gdy nie ma czasu na szczegółowe uzasadnianie i weryfikację.

Pracownica składa wniosek o zwolnienie z powodu siły wyższej, twierdząc, że musi pilnie zająć się chorym dzieckiem. Pracodawca nie może żądać zaświadczenia lekarskiego ani innych dokumentów potwierdzających chorobę dziecka. Musi udzielić zwolnienia, wypłacając pracownicy połowę wynagrodzenia za ten okres.

Najczęstsze pytania

Nie, pracodawca nie może odmówić udzielenia zwolnienia. Zgodnie z artykułem 148ą § 3 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia na wniosek pracownika złożony najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia.

Pracownik może skorzystać ze zwolnienia wielokrotnie w ciągu roku, ale łączny wymiar nie może przekroczyć 2 dni lub 16 godzin w roku kalendarzowym. Sposób wykorzystania ustala się w pierwszym wniosku złożonym w danym roku.

Nie, sposób wykorzystania zwolnienia w danym roku kalendarzowym ustala się w pierwszym wniosku o udzielenie zwolnienia złożonym w tym roku. Jeśli pierwszy wniosek dotyczy zwolnienia w dniach, całe roczne uprawnienie musi być wykorzystane w dniach.

W okresie zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia, a nie pełnego wynagrodzenia jak w przypadku innych zwolnień płatnych.

Nie, zwolnienie dotyczy wyłącznie pilnych spraw rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, gdy niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika. Nie można go wykorzystać na inne sprawy osobiste czy zawodowe.

Wniosek można złożyć najpóźniej w dniu korzystania ze zwolnienia. Nie ma wymogu wcześniejszego składania wniosku, co wynika z pilnego charakteru sytuacji objętych tym zwolnieniem.

Przepisy nie przewidują wymogu uzasadnienia wniosku przez pracownika, więc pracodawca nie może żądać dokumentów potwierdzających zasadność wniosku. Obowiązany jest udzielić zwolnienia na podstawie samego wniosku pracownika.